De belangrijkste faaloorzaak van projecten is slecht of ontbrekend opdrachtgeverschap. Het is dus van cruciaal belang de juiste persoon als opdrachtgever aan te wijzen.
Elke project (of programma) heeft één opdrachtgever nodig. Iemand als zodanig benoemen of aanwijzen is een cruciale beslissing. Ontbrekend of slecht ingevuld opdrachtgeverschap doet meer unieke opgaven mislukken dan welke andere omstandigheid ook. De opdrachtgever is bij voorkeur één persoon. Deze kan, wil en mag de uitvoering van de unieke opgave mogelijk maken.
Eisen
Een goede opdrachtgever:
- maakt aan alle betrokkenen het onontkoombare belang van de unieke opgave duidelijk
- heeft altijd het laatste woord over de unieke opgave
- houdt betrokkenheid, ook emotioneel, en blijft deze aan alle betrokkenen tonen
- zorgt dat de projectleider over alle benodigde middelen beschikt
- laat het project naar vereist doorgaan, bijsturen of stoppen
- accepteert de lasten en lusten en is bereid risico’s te lopen
- ligt er soms wakker van
Aandachtspunten:
- een goede opdrachtgever kiest een goede projectleider
- de opdrachtgever is de steun en toeverlaat van de projectleider
- de opdrachtgever zorgt voor de materiële èn immateriële middelen; zo zijn ook macht, motivatie en plezier belangrijk.
Taken van de opdrachtgever
Eén van de drie kernposities bij unieke opgaven is die van de opdrachtgever. Zijn taken worden gespecificeerd.
De opdrachtgever is degene die de uitkomsten van de unieke opgave gaat benutten. Hij schept de noodzakelijke condities en neemt ´doorgaan/bijsturen/stoppen´-beslissingen.
Taken van de opdrachtgever zijn:
- voor een goed begin zorgen
- de doelen en het resultaat van de unieke opgave (laten) omschrijven
- ervoor zorgen dat de unieke opgave in de permanente organisatie(s) wordt ingebed en rugdekking krijgt
- de opdrachtnemer selecteren en ondersteunen
- afspraken maken over tussentijdse en fase- of stadiumrapportages
- de tussentijdse resultaten goedkeuren
- tussentijds beslissen over de voortgang
- regelmatig toetsen of alle betrokkenen nog hetzelfde beeld van de opgave hebben
- beslissen over onverwachte, noodzakelijke tussentijdse wijzigingen, binnen en buiten de marges
- zorgen voor draagvlak in de relevante omgeving
- de werkers en de opgave zelf afschermen van ongewenste, verstorende invloeden uit de omgeving
- bepalen wie de uitkomsten zullen gebruiken, beheren dan wel onderhouden
- de opgave beëindigen.