In de definitiefase gaat het om het opstellen van een compleet en concreet eisenpakket. Waar moet het beoogde projectresultaat aan voldoen? De randvoorwaarden, functionele en operationele prestaties, eisen, wensen en ontwerpbeperkingen.
Doel- Het verkrijgen van een compleet en concreet eisenpakket waaraan het beoogde projectresultaat moet voldoen (soms uitgewerkt in termen van randvoorwaarden, functionele en operationele prestaties/eisen/wensen (wat wordt van het beoogde projectresultaat verlangd?).
Start
- Een goedgekeurde projectopdracht.
Activiteiten
- Het verzamelen van basismateriaal
- Het interviewen van de opdrachtgever, gebruikers en beheerders en onderzoek doen om zo achter de eisen te komen
- De eisen toewijzen aan deelprojecten (als deze er zijn)
- Toetsen of je alle eisen verzameld hebt door eisen te sorteren in vier categorieën
- Randvoorwaarden: dit zijn eisen waaraan het projectresultaat onvoorwaardelijk moet voldoen. Deze komen vanuit de omgeving waar het project op moet aansluiten, van weg- en regelgeving (zoals huisstijl)
- Functionele eisen: deze geven aan wat het projectresultaat straks moet presteren, wat het moet doen of kunnen. Ze zijn vaak af te leiden van de na te streven doelen of de op te lossen problemen
- Operationele eisen: deze zijn afkomstig van wat de gebruikers, klanten en anderen met het projectresultaat kunnen, willen of moeten doen. Bij gebruikers gaat het ook om degenen die het projectresultaat moeten beheren en onderhouden
- Ontwerpbeperkingen: deze zijn afkomstig van de makers, wat zij handig vinden. Bedenk dat een goede ontwerpbeperking voorkomt dat ‘er weer een wiel wordt uitgevonden’, maar een teveel aan ontwerpbeperkingen leidt niet gemakkelijk tot een evenwichtig projectresultaat.
Einde
- Een goedgekeurd projectprogramma.
Aandachtspunten:
- vermijd vage eisen
- beter nu een felle discussie over conflicterende eisen dan in een latere fase
- een randvoorwaarde die is vergeten heeft altijd dramatische consequenties.
Specificeer en sorteer eisen
De inhoudelijke eisen bepalen het 'wat' van een project. De verzamelde eisen dienen compleet, concreet en eenduidig te zijn. Daarom is het nodig in de definitiefase gericht te zoeken naar doel, belang en herkomst van de eisen (en wensen).
Bij het opsporen en sorteren van projecteisen in de definitiefase van een project is het van belang compleet, concreet en eenduidig te blijven. Daartoe is het nodig gericht te zoeken naar doel, belang en herkomst van de eisen (en wensen). Immers de eisen bepalen het wat van een project.
Wat te doen?
- specificeer de randvoorwaarden (eisen waaraan het projectresultaat onvoorwaardelijk moet voldoen) waaronder de vigerende en van toepassing zijnde wetgeving, maar ook de relaties met de relevante omgeving. Ga daartoe na waar het projectresultaat straks op moet aansluiten en waar het dan rekening mee moet houden
- specificeer de functionele eisen door aan te geven wat het projectresultaat straks moet presteren, wat het moet doen of kunnen. Zoek deze eisen vooral bij de opdrachtgever; ze zijn vaak af te leiden van de na te streven doelen of de op te lossen problemen
- specificeer de operationele eisen door na te gaan wat de gebruikers, klanten met het projectresultaat kunnen, willen of moeten doen, Bij gebruikers gaat het ook om degenen die het projectresultaat moeten beheren en onderhouden; soms zijn 'gebruikers' de mogelijke slachtoffers
- specificeer de ontwerpbeperkingen door na te gaan wat de makers handig vinden, welke eisen zij van nature op welke wijze vormgeven. Bedenk dat een goede ontwerpbeperking voorkomt dat 'er weer een wiel wordt uitgevonden'. Maar een teveel aan ontwerpbeperkingen leidt niet gemakkelijk tot een evenwichtig projectresultaat
Enkele tips:
- een vage eis is geen eis; een onhaalbare eis mag ook niet geaccepteerd worden. Problemen:
- eisen mogen onderling niet strijdig zijn
- vanaf randvoorwaarden via functionele en operationele eisen tot en met ontwerpbeperkingen, neemt het gewicht (de prioriteit) af.
Maak deelprojecten
De behoefte aan deelprojecten ontstaat vooral bij grotere projecten. Deelprojecten maken het mogelijk om beter overzicht over het gehele project te behouden. Tevens geven ze inzicht
Werken met deelprojecten vereist een eenduidige specificatie van alle relevante interfaces of relaties tussen die deelprojecten. Ook vereist het een bewaking van die interfaces tegen onbevoegd en onbewust wijzigen. Deelprojecten bieden de mogelijkheid om het project op compleetheid of volledigheid te toetsen.
Wat te doen?
- splits het project op in deelprojecten. Deelprojecten zijn logisch bij elkaar horende brokken werkzaamheden binnen een project, waarbij:
- de afstemming met andere brokken relatief eenvoudig is
- binnen een brok de afstemming vooral verloopt op grond van ervaring, know how etc.
- objectgerichte invalshoek
- disciplinegerichte invalshoek
- volgordegerichte invalshoek
- prestatiegerichte invalshoek
- plaatsgerichte invalshoek
- specificeer elk deelproject
- wijs de eisen van het project toe aan de deelprojecten
- specificeer alle interfaces (relaties) tussen deelprojecten (eisen en werkzaamheden).
Een aantal tips:
- hoe meer deelprojecten > hoe meer relaties er te bewaken zijn
- hoe meer deelprojecten > hoe meer parallel werken mogelijk is
- logische deelprojecten passen niet altijd naadloos in de bestaande permanente organisaties die aan het project participeren.