Vastgelopen projecten

Projecten worden gestart om resultaten op te leveren. En dan liefst de afgesproken resultaten binnen de afgesproken tijd, budget en de vastgestelde kwaliteitscriteria. Dat dit niet altijd lukt, is een bekend gegeven. Vaak is het resultaat niet wat men eigenlijk wil hebben, is het te laat opgeleverd en blijken de kosten hoger dan gebudgetteerd. Er zijn echter ook projecten die helemaal geen resultaat op leveren. Projecten die zich moeizaam ‘voortslepen’ of zelfs helemaal tot stilstand komen. Bijna elke organisatie herkent dit wel, maar binnen de lokale overheid komt het meer dan gemiddeld voor.

Wat is een vastgelopen project en hoe herken je het?

Een vastgelopen project is een project waarin geen voortgang meer zit, zonder dat er een expliciete beslissing is genomen om het project (al of niet tijdelijk) te stoppen.

Sommige projecten komen vanaf het begin af aan moeilijk op gang. Vaker gebeurt het dat een project voortvarend van start gaat, maar dat het ergens tijdens het verloop vastloopt. De maandelijkse voortgangsrapportages (als die er zijn) zijn kopieën van de voorafgaande maand, mensen besteden (steeds) minder tijd aan het project of verlaten het project. De motivatie neemt dus af en schijnbaar voelt niemand zich verantwoordelijk. Niemand grijpt in. Het voortbestaan van het project wordt dus niet ter discussie gesteld.

Waarom is het een probleem?

Je zou kunnen stellen dat een project dat vastloopt geen probleem is. Blijkbaar zit niemand op het resultaat te wachten; anders zou er wel worden ingegrepen. Dit is echter maar ten dele waar. Het project is ooit gestart met een bepaald doel. Dat dit doel naar de achtergrond verdwenen is, wil nog niet zeggen dat het niet langer relevant is. Vastgelopen projecten kosten ook tijd en energie, soms weinig en soms veel. Het leidt tot frustraties bij de mensen die er nog wel bij betrokken zijn.

Negatieve invloed

Daarbij komt nog een ander punt. Vastgelopen projecten zijn nadelig voor het vertrouwen in projecten in het algemeen. Zij hebben dus een negatieve invloed op de motivatie voor de uitvoering van andere projecten. “Hier lukt nooit wat” en “er komt toch niets uit”, zijn uitspraken die je dan in de wandelgangen hoort.

Hoe komt het dat een project stagneert?

We onderscheiden twee soorten oorzaken waarom een project vastloopt, namelijk interne oorzaken en externe oorzaken.

• Oorzaken binnen het project, bijvoobeeld:
  • Het is niet (voldoende) duidelijk wie de opdrachtgever is.
  • De opdrachtgever is niet capabel (hij/zij beschikt niet over voldoende macht, middelen/mensen en motivatie en/of zorgt niet voor voldoende druk op het project).
  • Het is niet duidelijk wie de projectleider is.
  • De projectleider pakt zijn rol en taak niet goed op.
  • Er is geen duidelijke projectopdracht.
  • De specificaties van het gewenste projectresultaat wisselen.
  • De deadlines zijn te ruim (dit kan leiden tot verslapping van de aandacht en verlies van focus).
  • De gewenste oplossing is te complex/onhaalbaar.
• Externe oorzaken; het project is niet (meer) belangrijk genoeg, bijvoorbeeld:
  • Er is geen urgentie (meer).
  • Er is geen probleem (meer).
  • Er worden geen keuzes gemaakt; mensen hebben het te druk met andere activiteiten (lijn en/of projecten) en stellen hun eigen prioriteiten.

Er is geconcludeerd dat een project is vastgelopen. Eigenlijk zijn er maar twee mogelijke oplossingen: stoppen of de oorzaak van het probleem oplossen en doorgaan.