De ideeën over een organisatieverandering en de beoogde uitkomsten ervan moeten in een vroeg stadium duidelijk zijn. Zo voorkomt u dat u (onbewust) verschillende of conflicterende doelen na laat streven.
Gedachten over veranderen en de beoogde uitkomsten hebben betrekking op een of meerdere aspecten van een viertal categorieën:
- Kenmerken van inrichting en besturing. Dit zijn onder meer de strategie, de structuur, de managementstijl of de cultuur.
- Kenmerken van producten, diensten en bedrijfsprocessen. Kortom: de realisatieprocessen.
- Kenmerken van mensen. Denk bijvoorbeeld aan vaardigheden, kennis, houding, motivatie.
- Kenmerken van interactie: lerend vermogen, openheid en respect, collectiviteit, ondernemerschap, inspiratie en vitaliteit.
Zorg dat de beoogde doelen helder zijn. Of formuleer in eerste instantie een globale richting. Maak onderweg de richting meer expliciet. Het is belangrijk om te vermijden dat verschillende doelen worden nagestreefd of dat nagestreefde doelen conflicteren. Voorkom dat schijnbaar identieke ideeën in praktijk een verschillende betekenis hebben Pas achteraf blijkt of er daadwerkelijk iets veranderd is.
Prestatiecriteria
Veranderingen zijn meestal gericht op het verbeteren van de performance van de organisatie. We onderscheiden vier performancecriteria:
- Effectiviteit
- Efficiëntie
- Flexibiliteit
- Creativiteit
Deze criteria hebben een constante geldigheid. Aan de hand van deze criteria bent u in staat de performance van de organisatie te toetsen.
Effectiviteit
Effectiviteit bepaalt de doeltreffendheid van een organisatie. Bij effectiviteitsverbetering gaat het om het optimaliseren van het energieniveau van alle medewerkers in de organisatie. De inzet van die energie is nodig om de vastgestelde doelen te bereiken. Een breed gedragen company mission en gedeelde organisatiedoelen verhogen de effectiviteit.
Definitie
De mate waarin medewerkers en managers bezig zijn met de dingen die noodzakelijk en voldoende zijn om de missie en de doelen van de organisatie te realiseren.
Energieniveau
Wie de inzet van medewerkers voor het realiseren van organisatiedoelen wil verbeteren zet de volgende stappen:
- Stel eenduidig vast wat de doelen zijn. Analyseer en vertaal de organisatiebrede doelen naar het eigen organisatieonderdeel.
- Communiceer de afgeleide doelen voortdurend om medewerkers te overtuigen en te inspireren.
- Blijf zelf zichtbaar werken aan de gestelde doelen.
- Houd medewerkers op de hoogte van het dichterbij komen van de gestelde doelen. Kies een positieve invalshoek.
Gedeelde idealen
Het is belangrijk om de company mission iteratief vast te stellen, te communiceren en breed gedragen te krijgen. Zo verhoogt de effectiviteit als de company mission is gebaseerd op gedeelde idealen en een gedeelde visie op de functie en de toekomst van de organisatie. Zorg dat de doelen van de organisatie en de persoonlijke doelen van de medewerkers zoveel mogelijk in het verlengde van elkaar liggen.
Efficiëntie. Waarom de dingen goed doen?
Efficiëntie is bepalend voor doelmatigheid: hoe bereik ik met zo weinig mogelijk middelen de gegeven doelen? Verbetering van de efficiëntie leidt meestal direct tot productiviteitsverhoging.
Definitie
De mate waarin medewerkers en managers het formuleren van doelen, het organiseren en het realiseren met een minimum aan tijd, energie, uitval en redundancy uitvoeren.
Kenmerken
Maatstaven voor efficiëntieverbetering moeten voldoen aan de kenmerken eenvoud, aantoonbaarheid en acceptatie. Vage criteria voldoen in de praktijk niet. Bedenk dat iets wat voor de ene betrokken partij (bijvoorbeeld de gebruiker) efficiënt is, voor de andere partij (bijvoorbeeld de maker) helemaal niet efficiënt hoeft te zijn.
Actief betrekken
Efficiëntieverbeteringsprogramma’s hebben eerder succes naarmate gebruik wordt gemaakt van kennis en kunde, inzet en motivatie van medewerkers. Waarom?
- Medewerkers beschikken zelf over de meeste kennis van fouten, omissies en doublures in hun eigen werkproces. Dat geldt ook voor de processen waarvan zij last hebben, zowel voor als na hen in de keten.
- Niemand weet beter hoe het proces optimaal functioneert, dan de meest direct betrokkene.
- De implementatie van efficiëntieverbetering loopt soepeler als medewerkers actief betrokken zijn. Zo worden verbeteringen al doende ingevoerd. Autorisatie achteraf is dan voldoende.
Bron: Caluwé, L. de en H. Vermaak: Leren veranderen; een handboek voor de veranderkundige. Kluwer Deventer (2006)
Flexibiliteit. Waarom soepel willen of moeten zijn?
De prestatiemaatstaf flexibiliteit maakt het mogelijk om in de toekomst effectief te zijn. Om flexibel te zijn moeten medewerkers in een organisatie kunnen waarnemen, interpreteren, anticiperen en reageren.
Definitie
Het vermogen van medewerkers om snel en adequaat te kunnen reageren op onvoorziene kansen en bedreigingen van buitenaf of van binnenuit.
Kenmerken
Waarnemen, interpreteren, anticiperen en reageren zijn activiteiten die mensen in organisaties in staat stellen flexibel te zijn. Een van de kenmerken van een flexibele organisatie is de aanwezigheid van medewerkers die als intern ondernemer opereren. Andere kenmerken zijn:
- Weinig bureaucratie.
- Weinig hiërarchische niveaus.
- Kleine, relatief zelfstandige, organisatorische eenheden.
- Interne samenhang veroorzaakt door een gezamenlijke missie en cultuur.
- Grote arbeidstevredenheid.
Managementstijl
Een klantgerichte, integrerende en actiegerichte cultuur bevordert flexibiliteit binnen een organisatie. Daarnaast is de managementstijl belangrijk. Laat goede ideeën direct uitvoeren. Neem gecalculeerde risico’s. Geef mensen genoeg speelruimte om kansen te benutten en om fouten te maken. Stimuleer individuele creativiteit en ondernemerschap. Zo bevordert u de flexibiliteit in de organisatie.
Pas op
De belangrijkste poten van flexibiliteit zijn veranderingsvermogen en weerstandsvermogen. Op alles reageren en steeds veranderen is geen toonbeeld van flexibiliteit. Dergelijke organisaties gedragen zich als windvaantjes en zijn niet stabiel.
Creativiteit. Waarom handig moeten zijn in het formuleren van problemen?
Creatief denken kan leiden tot creatief handelen: iets voortbrengen dat nieuw en waardevol is. Dat is belangrijk om een concurrerend innovatievermogen te genereren. Bevorder creativiteit en neem belemmeringen weg.
Definitie
Het vermogen van medewerkers en managers om zelf nog niet bestaande sterke (of zwakke) punten te kunnen genereren.
Innoveren
Juist in een tijd dat de concurrentiestrijd vooral wordt bepaald door het innovatievermogen van een organisatie is het belang van dit prestatiecriterium groot. Creatief aanwenden van competenties is essentieel: om te beschikken over een constante stroom opties voor product- en procesvernieuwing. En om investeringen in R&D, productiefaciliteiten en marketing sneller terug te verdienen.
Bevorderen
Creatieve medewerkers hebben een grote schat aan ruwe gegevens (kennis) nodig en de vaardigheid om deze gegevens op een nieuwe manier te verwerken. Onderken verschillende denkniveaus en maak daarvan bewust gebruik. Zo bevordert u creatief handelen. Goed scoren op het gebied van problemen bedenken en problemen oplossen? Dat vereist inzicht in uw eigen manier van waarnemen. Zet eens een andere bril op!
Niet doen!
Medewerkers smoren creativiteit in de kiem als ze:
- Te snel kritiek hebben op nieuwe ideeën.
- Intellect gebruiken om al eerder gevormde meningen te ondersteunen.
- Bij voorbaat uitgaan van hun gelijk.
- Niet spelen met gedachten, invallen en intuïtie.
- Weerstand hebben tegen veranderen.
Bron: De Bono