In een programma gaan mensen tijdelijk met elkaar aan de slag om belangrijke doelen na streven. De samenwerking die daarvoor nodig is, komt zelden vanzelf tot stand.
Mensen uit verschillende teams, afdelingen, business units of zelfs organisaties moeten elkaar binnen korte tijd zien te vinden in een gezamenlijke manier van werken. Dat vraagt nogal wat, zo leert de praktijk.
Als we naar reviews van programma’s kijken, dan zien we dat goede samenwerking één van de meest genoemde succesfactoren is. Ging een programma goed, dan lag dat vaak aan het feit dat mensen elkaar zo makkelijk wisten te vinden, dat ze een gedeelde ambitie hadden, elkaar konden aanspreken op zaken en er goede energie in de groep zat. Liep het allemaal niet zo lekker, dan had dat meermaals te maken met het feit dat de organisatie zo verkokerd is of dat mensen niet echt bereid waren tot samenwerking.
Het zal dan ook niet verbazen dat dit aspect heel nadrukkelijk naar voren komt als je competentieprofielen en vacatureteksten voor programmamanagers bekijkt. ‘Verbinden’ is een van de woorden die het meest naar voren komt. Inherent aan het idee van samenwerking kan die programmamanager zo’n samenwerking en verbinding niet in zijn eentje voor elkaar krijgen. Het vraagt een slimme strategie om de kans op een soepel lopende samenwerking zo groot mogelijk te maken.
Samenwerking in programma’s manifesteert zich hierbij op allerlei niveaus. Tussen verschillende personen die iets met elkaar willen bereiken. In teams, op het niveau van inspanningen zoals projecten en binnen de programmaorganisatie als geheel. Tussen een programma en zijn omgeving, waaronder de permanente organisatie. En tussen verschillende organisaties die samen optrekken in het programma. In dit hoofdstuk komen deze niveaus aan de orde. Dat doen we door diverse onderwerpen te bespreken die op alle niveaus spelen.
Centrale vraag in dit hoofdstuk
In dit hoofdstuk staat deze vraag centraal: Hoe kom je tot goede samenwerking voor een programma? Bij het beantwoorden van die vraag, kijken we naar aspecten als: Welke niveaus en vormen van samenwerking zijn er? Hoe kom je tot gedeelde belangen en win-win? Wat maakt een relatie tussen mensen en organisaties tot een effectief samenwerkingsverband? Hoe organiseer je een samenwerkingsverband?
De kernboodschap: Samenwerken is een noodzakelijke voorwaarde voor programma’s. Goede samenwerking vraagt onder meer om een gedeelde ambitie, de bereidheid invloed te delen, het zoeken naar een win-win, oprechte interactie en vertrouwen. De tijdelijkheid en het belang van een programma zet op dat alles extra druk en maakt het een thema dat elke dag aandacht verdient.
Samenwerken in zeven activiteiten
Eerst staan we stil bij de vraag waar het bij dit thema om gaat. Vervolgens onderscheiden we zeven activiteiten voor het vormgeven van de samenwerking aan programma en werken die verder uit:
- Komen tot gedeelde ambitie en doelen.
- Verbinden van belangen en spelers.
- Werken aan vruchtbare samenwerkingsrelaties.
- Benutten van ieders diverse kwaliteiten.
- Communiceren met de omgeving.
- Organiseren van het samenwerkingsverband.
- Managen van het proces naar samenwerking.
