Bij routinematig werken zijn processen vastgelegd. De activiteiten van die processen zijn toegewezen aan personen. Iedere stap in het proces heeft zijn eigen deelresultaat. Het uiteindelijke resultaat is voorspelbaar.
Overdraagbaar
Door deze wijze wordt werk overdraagbaar. Er moet veel energie worden gestoken in de werkvoorbereiding. Die energie wordt echter terugverdiend door de hoge efficiëntie waarmee werkzaamheden worden uitgevoerd (op tijd, zonder doublures, minimalisering van het onderling overleg).
Controleerbaar
Routinematig werken maakt werk controleerbaar. Het is duidelijk wat er op welke wijze moet gebeuren. Dat geeft de betrokkenen een gevoel van zekerheid.
Goed hanteerbaar
Voor managers is deze wijze van werken goed hanteerbaar. Wanneer routines goed zijn uitgewerkt, regelt het werk zich vanzelf. De activiteiten zijn bekend. Hierdoor kunnen medewerkers zich snel inwerken en groeien zij makkelijk door naar moeilijker werk.
Sterkte kan zwakte worden
De kracht van de aanpak kan ook haar zwakte worden. Door gewenning (“we doen het altijd al zo”) worden producten en diensten gegenereerd waar niemand meer op zit te wachten. Het veranderen van routines is vaak moeizaam: routines zijn star.
Checklist
In een organisatie waarin de mensen op een professionele wijze omgaan met routines kunnen de volgende vragen positief worden beantwoord:
-
is bewust gekozen voor de mate van detail waarin de routines zijn vastgelegd?
-
zijn de echt belangrijke routines bepaald en vastgelegd?
-
zijn van deze routines de in- en uitvoer en de relaties met andere processen aangegeven?
-
is elke routine verdeeld in een beperkt aantal stappen (minimaal 5 en maximaal 9 stappen)?
-
komt elke stap maar één keer voor?
-
is de uitkomst, de output, het product of de dienst van elke stap omschreven?
-
volgt elke stap logisch op de voorgaande stap?
-
zijn er geen lacunes en geen doublures in de stappen?
-
is elke routine vastgelegd, samen met degenen die deze routine uitvoeren?
Negatieve spiraal
Het kan voorkomen dat er op een routine regelmatig uitzonderingen voorkomen. Managers willen dat daar weer nieuwe routines of procedures voor worden bedacht. Hier kunnen ook weer uitzonderingen op komen zodat daar weer nieuwe routines voor worden bedacht. Zo volgt de routine een negatieve spiraal.
