Projectmanagement integreert diverse disciplines. Het maakt het mogelijk om een belangrijke, unieke opdracht goed tot stand te brengen.
Een project moet in ieder geval passen binnen de strategische ambities van de organisatie. Een project is pas een project, als er een goed antwoord op de vraag is: ‘Wat is er klaar als het klaar is? En als er duidelijkheid is over het uit te voeren werk en er afspraken zijn over de vijf beheersaspecten.
PMW / Projectmatig werken kent drie principes, die worden hieronder toegelicht. Het eerste principe luidt: eerst denken, dan doen. Het tweede principe is dat men een project beurtelings van voren naar achteren en van achteren naar voren moet doordenken. Het derde principe vereist dat er van grof naar fijn (eerst globaal overzien, dan specifiek uitwerken) wordt gewerkt.Vervolgens gaan we kort in op één van de vier processen (naast interactie, omgeving en organisatie) namelijk op de methode. Deze bestaat uit drie bouwstenen: faseren, beheersen en beslissen..
Eerst denken dan doen
Bijna alles wat er in een project mis gaat, vindt zijn oorsprong in de startfase. Er is bijna nooit genoeg tijd om de startfase de eerste keer goed te doorlopen. Maar er is altijd genoeg tijd om die fase vele malen over te doen.
Denken vraagt tijd, vrij veel tijd. Vooral wanneer verschillende mensen/ partijen gezamenlijk moeten bepalen wat men wel en niet binnen het kader van een project wil aanvatten en bereiken. De Nederlandse taal kent de oude wijsheden ‘bezint eer ge begint’ en ‘een goed begin is het halve werk’. Deze wijsheden zijn niet zomaar ontstaan en zeker niet zomaar blijven bestaan. Het is, hoe paradoxaal het ook lijkt, nog steeds zo dat men meer tijd aan een goede start besteed hoeveel minder haast je hebt met het bereiken van een belangrijk project resultaat.
Het project doordenken van voor naar achteren èn andersom
De kracht van het projectmatig werken ligt, zoals al gezegd, mede in het eerst denken en dan pas doen. Dit denken kent zijn eigenaardigheden. Bij het denken in projecten gebruikt men afwisselend het vooruit en het achteruit denken. Vooruit denken betekent dat men alles, wat in de toekomst moet gebeuren om het gewenste projectresultaat te bereiken, boven tafel probeert te krijgen. Wat moet er allemaal gebeuren om het te laten slagen.
Werken van grof naar fijn
Het werken van grof naar fijn betekent dat men eerst globaal nagaat wat het gewenste projectresultaat moet zijn. Daarbij onthoudt je je bewust - en dat is erg moeilijk - van details. Als je in een pril projectstadium al gaat denken en beslissen over allerlei details verknoei je niet alleen veel tijd maar leg je ook onnodig veel beperkingen op aan het creatieve proces tijdens het verdere projectverloop. Bovendien is het geen sinecure om bij alle projectactiviteiten voortdurend rekening te houden met vaak nog irrelevante, details.
Deze drie principes zijn gefundeerd op wellicht een van de hoofdkenmerken van projectmatig werken: “het bij voortduring zicht houden op het te bereiken resultaat”
Faseren
Het begint met het verduidelijken van de achtergrond, het probleem en het beoogde doel. (geeft tesamen het waarom van het project aan). Vervolgens moet het op te leveren resultaat / product/ deliverable (het wat) bepaald worden en aansluitend de afbakening (het wat niet ). Dit gebeurt allemaal in de initiatief fase. In deze fase wordt ook bepaald welke werkzaamheden in de volgende fasen nodig zijn om het reultaat op te leveren.
Beheersen
Hierbij staat het opstellen van normen over tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie centraal. Ook het bewaken van deze normen gedurende het hele project hoort hierbij. Centrale thema's zijn:
- tijd (doorlooptijd en capaciteit)
- geld (kosten en opbrengsten)
- kwaliteit (meetbare normen en wijze van aantonen van deze normen)
- informatie (hoe fasedocumenten vastgelegd worden en de wijzigingsprocedure hiervan)
- organisatie (verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de inrichting van overlegorganen)
Beslissen
Aan het eind van elke fase kiest de opdrachtgever voor stoppen of doorgaan van het project. De projectmethode is universeel toepasbaar. In de bouw, bij onderzoek, voor productontwikkeling. Bij industrie, overheid en dienstverlening.
Projecten ontstaan niet spontaan. U moet ze zelf maken. Samen met anderen.