Om de doelen van een programma na te streven, gaan mensen een tijdelijke samenwerking met elkaar aan. Daarbij zijn mensen uit diverse organisatieonderdelen en organisaties in allerlei rollen betrokken.
Dat rollenspel en de staande organisatie(s) moeten zich op een goede manier tot elkaar verhouden om effectief te kunnen zijn. Hier kijken we naar die organisatorische kant. We laten zien welke de rollen er te verdelen zijn en hoe programma’s als geheel te organiseren zijn.
De meeste organisaties kennen allerlei formele en informele structuren, overlegorganen, procedures, regelingen en rapportagelijnen om het werk in goede banen te leiden. Die afspraken geven houvast in de manier van werken en sturen. Programma’s vragen om net iets andere afspraken, verhoudingen en dynamieken. Niet om het nog ingewikkelder te maken, maar om iets unieks tot stand te brengen dat op de reguliere manieren niet lukt. Dat leidt nog weleens tot discussie over de verhouding tussen de organisatie en het programma. Er ontstaan nu eenmaal nieuwe sturende verhoudingen tussen mensen die vragen om een andere verdeling van verantwoordelijkheden dan normaal. Je zult er dus goed over na moeten denken wat nodig is het geheel soepel te laten functioneren. En niet eenmalig, maar op verschillende momenten tijdens het programma.
Dat is waar het bij het thema organiseren om gaat, het vijfde thema bij het managen van programma’s. Organiseren gaat onder meer over het verdelen van rollen, het neerzetten van de programmaorganisatie, het vormgeven van de sturingslijnen en het bepalen van de verhouding met de permanente organisatie of organisaties. Op de samenwerking tussen de betrokkenen in het programma gaan we in het hoofdstuk Samenwerken in.
Centrale vraag in dit hoofdstuk
Dit hoofdstuk draait om de vraag: Hoe richt je de organisatie van een programma in? Daaronder ligt het antwoord op vragen als: Welke rollen kun je onderscheiden in een programma? Hoe verhouden die rollen zich tot elkaar en tot de staande organisatie(s)? Welke organisatievormen zijn er zoal mogelijk en wanneer is welke vorm interessant?
De kernboodschap: Door te werken met programma’s doorbreek je de bestaande verhoudingen en afspraken in de organisatie(s). Mensen nemen tijdelijke rollen in en er ontstaan nieuwe sturingsrelaties. Voor elk programma zul je opnieuw moeten nadenken wat de beste rolverdeling is om dát geheel soepel te laten werken.
Organiseren in zeven activiteiten
Eerst staan we stil bij de vraag waar het bij dit thema om gaat. Vervolgens onderscheiden we zeven activiteiten voor het organisatorisch vormgeven van een programma en werken die verder uit:
- Identificeren en vormgeven van rollen.
- Verkennen van omgeving en speelveld.
- Positioneren van de programmaorganisatie.
- Inrichten van de programmaorganisatie.
- Invullen van de rol van de programmamanager.
- Inrichten van overlegstructuren.
- Bezetten van rollen door mensen.
