Bezint eer ge begint. Dat geldt zeker voor projecten! Een Project Start Up (PSU) blijkt een krachtig hulpmiddel om projecten goed te beginnen. Een PSU is een gestructureerde bijeenkomst van de toekomstige projectorganisatie.
Een goed begin is het halve werk; dat geldt zeker voor projecten! Een Project Start Up (PSU) blijkt een krachtig hulpmiddel om projecten goed ‘op de rails te zetten’. Met een relatief geringe inspanning is in een kort tijdsbestek een groot effect te bereiken. Een groter effect dan wanneer er maandenlang energie wordt gestopt in allerlei vergaderingen en besprekingen.
Een project Start Up is een gestructureerde bijeenkomst van het toekomstige projectteam, meestal onder leiding van een facilitator. Aan deze bijeenkomst nemen vaak ook - al dan niet ad-hoc - andere projectbetrokkenen (beslissers, opdrachtgevers, afdelingschefs) deel.
Resultaat van een PSU
Het resultaat van een PSU is een concept-projectopdracht. De (beoogde) projectleider legt die ter goedkeuring voor aan de opdrachtgever. In de concept-projectopdracht staan beschreven:
- Het beoogde projectresultaat (doelen/problemen, resultaat, afbakening).
- De projectweg; opsomming van alle inhoudelijke activiteiten nodig om tot het projectresultaat te komen (fasen, deelprojecten en knelpunten).
- De projectbeheersing; de beheerseisen met marges voor de geconstateerde risico’s, de uitgewerkte plannen voor de beheersing van Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie (TGKIO).
Hoe doe je een PSU
Bij het uitvoeren van de PSU worden vaak de volgende uitgangspunten gehanteerd:
- De bijeenkomst duurt 0,5-3 dagen en vindt plaats in een conferentieoord (eventueel 2 bijeenkomsten met een tussenperiode van 2-3 weken).
- De toelichting op het beoogde project geschiedt door de initiatiefnemer/opdrachtgever.
- Als de deelnemers niet bekend zijn met de projectaanpak, zal de facilitator via korte inleidingen de hoofdzaken ervan inbrengen.
- Tijdens de PSU komen de diverse onderwerpen (het waarom, het wat wel en het wat niet) interactief ter sprake.
- De onderlinge samenwerking en werksfeer komen in een PSU vaak ter sprake. De sfeer wordt gezet via het voorbeeldgedrag van de projectleider en de facilitator en door de programmering.
- Persoonlijke tegenstellingen worden wel gesignaleerd, maar niet tijdens de workshop uitgewerkt (de projectleider zal dit soort zaken direct na de workshop moeten oppakken).
- De projectleider zal uiteindelijk de verantwoordelijkheid nemen voor de formulering van het eerste concept-beslisdocument.
- De rapportage is gericht aan de opdrachtgever.
Bron: Groote, G., C. Hugenholtz-Sasse en P. Slikker, Projecten leiden, Het Spectrum, 2000.
