Elke unieke opgave heeft te maken met een omgeving. De opgave krijgt in die omgeving gestalte, of de uitkomsten moeten er een plaats in krijgen.
Belangrijke factoren in die omgeving zijn bijvoorbeeld: - de fysieke omgeving van een projectresultaat - de te gebruiken technologie - de financiële middelen.
De meeste factoren staan onder invloed van (meestal veel verschillende) actoren. Deze bevinden zich al of niet in de relevante omgeving. Personen en zaken in de relevante omgeving behoren niet tot de organisatie van de unieke opgave. Ze kunnen en willen of zullen daarop echter wel invloed uitoefenen. De opdrachtgever en de opdrachtleider moeten daarom op hun beurt de relevante interne en externe actoren beïnvloeden en dier invloed reguleren.Het uiteindelijke succes van het project wordt bepaald door de vraag of de omgeving het resultaat gebruikt (zoals bedoeld).
Verschillende actoren
- Beleidsbeïnvloeders zijn van invloed op het “waarom” van de unieke opgave, en daarmee ook op het “wat”:
- financiers zijn belangrijk wanneer de opdracht financiële middelen behoeft
- sponsors zijn belangrijk wanneer de opdracht omstreden is
- belangenbehartigers kunnen onverwacht en in uiteenlopende richtingen invloed uitoefenen
- Inputverzorgers zijn externe partijen die iets aan de unieke opgave moeten toeleveren:
- bij “de winkel op de hoek” is de wederzijdse betrokkenheid minimaal
- van de aannemers wint degene die het beste volgens specificatie kan leveren
- de onafhankelijkheid van het onderzoeksinstituut garandeert een ongespecificeerde, maar objectief beste bijdrage
- Tot de uitvoerenden behoren:
- allen die operationeel ondergeschikt zijn aan de opdrachtleider
- allen die bovendien functioneel aan de opdrachtleider rapporteren
- allen die bovendien hiërarchisch onder de opdrachtleider vallen
- Outputgebruikers zijn allen die nolens volens met de uitkomsten van de unieke opgave te maken krijgen:
- de toetsgroep bewaakt namens gebruikers de te voorziene bruikbaarheid van de uitkomsten
- de beheerders moeten te allen tijde weten “wat” er is, “waar” het is en “van wie” het is
- de onderhouders moeten de uitkomsten preventief of correctief in stand houden of vernietigen.
Aandachtspunten:
- actoren kunnen in een unieke opgave tot meerdere van de genoemde groepen behoren
- actoren zijn zich soms niet bewust van hun rol voor de unieke opgave
- de invloed van actoren kan zich richten op het proces of op de uitkomsten van de unieke opgave