Onderscheid maken tussen inhoudelijke en beheersmatige activiteiten bij projecten is raadzaam. Het niet eenduidig erkennen van dit onderscheid leidt tot onoverzichtelijkheid en spraakverwarring.
Het beheersen van een project valt uiteen in het plannen en het bewaken van de voortgang. Het plannen kan alleen plaatsvinden als er specifieke beheerseisen worden gesteld aan: het projectresultaat, het inhoudelijk werk, de middelen. Plannen is per aspect een unieke activiteit.
Het bewaken van de voortgang vindt vaak per beheersaspect plaats. Het vertoont echter bij alle aspecten veel overeenkomsten. Het tussentijds bewaken van de voortgang van het project voorkomt dat er achteraf nog geëvalueerd moet worden.
De kernactiviteit van de voortgangsbewaking is het regelmatig nagaan in hoeverre de werkelijkheid afwijkt van wat er volgens de beheersplannen had moeten zijn. Er wordt dus nagegaan wat de verschillen zijn tussen de (verwachte) projectwerkelijkheid en die plannen. Het eventuele bijsturen is de volgende belangrijke beheersmatige activiteit.
Valkuilen:
- in de beheersplannen zijn geen marges zichtbaar opgenomen
- het project moet worden beheerst met onheldere, te brede, onbeheersbare of te vage beheerseisen
- bij de voortgangsbewaking vindt alleen maar registratie plaats van de historie van dat project. De vraag ‘halen wij het resultaat nog?’ wordt niet gesteld
- bij een dreigende afwijking van een beheersplan worden alleen maar nieuwe plannen opgesteld
- ten gevolge van majoreren bevatten planningen onbekende en dus onbeheersbare marges
De projectverantwoordelijke moet vaak een boel werk verzetten om een project beheersbaar te krijgen. Het is daarbij belangrijk om eenduidige beheersplannen te maken. Zonder deze plannen is beheersing feitelijk onmogelijk. Onderaan deze site vindt u diverse formats voor beheersdocumenten.
Wat te doen?
- verzamel beheerseisen, met marges voor alle beheersaspecten
- stel voor elk beheersaspect een plan op dus voor:
- de beheerseis(en) met marges
- de daarop gerichte beheersactiviteiten
- de daarvoor benodigde beheersmiddelen
- de bijbehorende voortgangsbewaking
- stuur, initieer de inhoudelijke activiteiten conform de beheersplannen
- bewaak de voortgang en ga daartoe na:
- wat is nog te doen
- wat is al gedaan
- halen we het nog; en bij een dreigend achterblijven of afwijken
- wat kunnen en gaan we er aan doen
- stuur bij, of adviseer aan de opdrachtgever om dat te doen.
Aandachtspunten:
- niet elke inhoudelijke eis behoeft beheerst te worden
- een ten onrechte verwaarloosd beheersaspect wreekt zich dubbel
- beheersen is niet alleen directief; een goed beheersplan zal worden gedragen. Het geeft inzicht en committeert. Dit omdat het is gemaakt met behulp van mensen die volgens het plan gaan werken
Beheers de tijd
Met tijdsbeheersing zorgt u ervoor dat alle projectactiviteiten tijdig worden uitgevoerd. Met als resultaat dat het projectresultaat tijdig gereed is. Voortgangsbewaking van tijd betekent zorgen voor een correct verloop van de geplande doorlooptijd. Dit is mogelijk met een tijdige inzet van capaciteiten en een tijdige aanwezigheid van benodigde middelen.
Wat te doen:
- bepaal de gewenste, geëiste gereedheidsdatum (met marges) van het projectresultaat. Eventueel van tussenresultaten of mijlpalen
- onderzoek van elke inhoudelijke activiteit de benodigde middelen (mensen, materiaal en materieel)
- ga na wanneer die middelen beschikbaar zijn voor het project
- consulteer altijd degenen die straks het geplande werk dienen uit te voeren
- relateer alle benodigde projectactiviteiten aan de ‘kalender’ (tijdsvolgorde of parallel). Maak op basis daarvan een tijdsplanning
- stel de tijdsplanning vast (of beoordeel deze) en keur deze goed
- bewaak de voortgang en stuur bij, of... herplan.
Aandachtspunten:
- als de capaciteit er niet op tijd is, komt het projectresultaat te laat
- er is altijd genoeg tijd om het werk enkele malen over te doen. Er is echter zelden genoeg tijd om er een goede tijdsplanning voor te maken
- zonder marge in de tijdeis kunt u niet ervoor zorgen dat het projectresultaat op tijd gereed is. En kunt u ook geen risico’s managen.
Beheers het geld
De financiële voortgangsbewaking richt zich vooral op de doelmatigheid en rechtmatigheid van het nog uit te geven geld. Uitgegeven geld is immers nauwelijks meer te beïnvloeden.
Met behulp van geldbeheersing zorgt u voor het financieel verant-woord uitvoeren van projectactiviteiten. Zodat het projectresultaat er op economisch rendabele wijze komt. De financiële voortgangsbewaking richt zich op het rechtmatig en doelmatig uitgeven van geld. Met name op het geld dat nog moet worden uitgegeven.
Wat te doen?
- inventariseer het gewenste rendement (met marges)
- stel een kosten-batenoverzicht (met in- en externe invalshoeken) op. Waar mogelijk tot ‘the end of life’ van het projectresultaat. Maak een geldplanning, een overzicht van uitgaven en inkomsten in de tijd
- wijs budgetten toe (met marges). Aan deelprojecten en aan verantwoordelijken:
- detailbudgetten, met smalle marges, voor de eerstkomende fase
- globalere budgetten, met grotere marges, voor de daarop volgende fasen
- stel de geldplanning vast (beoordeel deze) en keur deze goed
- bewaak de voortgang en stuur bij, of... herplan.
Aandachtspunten:
- reeds besteed geld telt niet mee bij een besluit om wel of niet door te gaan
- aan een geconstateerde budgetoverschrijding is niets meer te doen
- een nauwkeurig verslag, over wat het project al gekost heeft, helpt een projectleider weinig. Zeker als de gegevens in dat verslag gebaseerd zijn op een periode tot drie maanden geleden.
Bij kwaliteitsbeheersing wordt de kwaliteit van het projectresultaat (in wording) getoetst, getest, beoordeeld en gecontroleerd. Per fase van een project is de voortgangsbewaking van de kwaliteit specifiek.
Wat te doen?
- stel vast welke kwaliteitseisen (met welke marges) aan het projectresultaat gesteld worden. Zorg dat deze eisen daadwerkelijk gesteld worden
- zorg voor gekwantificeerde, gewogen, aantoonbare eisen. Wijs die kwaliteitseisen toe aan bijdragende partijen en aan deelprojecten
- geef aan wanneer, hoe en door wie moet worden aangetoond, in hoeverre aan welke kwaliteitseisen is voldaan:
- in de ontwerpfase: toets ontwerpen en prototypes aan het (deel)projectprogramma; begeleid ‘Design Reviews’; ontwerp testgereedschappen, testprocedures etc.
- in de voorbereidingsfase: zie toe op correcte vertaling naar realisatiemiddelen en –voorschriften e.d.; ontwerp keuringsgereedschappen en procedures; voer testen en keuringen uit; maak proefproducten
- in de realisatiefase: voer keuringen uit, vooral ingang- en procescontroles en zo weinig mogelijk eindcontroles; kwalificeer aanpassingen door klachten te beoordelen en vernieuwingen te toetsen
- beoordeel en stel de kwaliteitsplanning vast en keur deze goed
- bewaak de voortgang, stuur bij of... herplan
Aandachtspunten:
- toetsen, testen, controleren, inspecteren en beoordelen zijn activiteiten die behoren tot kwaliteitsbeheersing
- zelfcontrole is de beste controle, mits je zelf ook mag bijsturen
- kwaliteit is niet ‘best practical means’ of ‘naar beste kunnen’. Afrekenen op kwaliteit kan alleen als kwaliteit bekenbaar afgedwongen kan worden
- kwaliteit is niet wat de opdrachtgever verwacht. Maar wat met de opdrachtgever is overeengekomen.
Met informatiebeheersing kunt u projectactiviteiten eenduidig uitvoeren. Tevens bereikt u het projectresultaat met de gewenste eenduidigheid. Het projectresultaat wordt reproduceerbaar en documenteerbaar.
Het is hierbij van belang dat laatst geldende beslisdocumenten, de ‘informatiedragers’ bij iedere belanghebbende bekend zijn. Het gaat daarbij uitsluitend om informatiedragers die de laatste specificaties van het project bevatten. De status van wijzigingsverzoeken op deze informatiedragers zal daarom inzichtelijk moeten worden gemaakt. Dit dient allemaal plaats te vinden bij de voortgangsbewaking.
Wat te doen?
- bepaal de geëiste gedetailleerdheid, eenduidigheid en volledigheid (met marges) van de projectresultaatdocumentatie
- stel een informatiebeheerssysteem op. Neem hierin op de te maken beslisdocumenten (inhoudsbeschrijving). Neem de daarbij te hanteren vormgeving, codering (identificatie), distributie en archivering op. Zorg voor acceptatie ervan
- bepaal wie in dit project welke beslisdocumenten op moet stellen. Bepaal wie welke beslisdocumenten moet goedkeuren en archiveren. Bepaal ook wie welke documenten mag wijzigen
- leg de goedkeurings- en de wijzigingsprocedure vast
- beoordeel de informatieplanning en keur deze goed
- bewaak de voortgang, stuur bij of… herplan
- registreer alle ingediende wijzigingsverzoeken. Volg deze totdat er een eenduidig besluit over is genomen. Zorg dat dit besluit wordt vastgelegd in het betreffende beslisdocument.
Aandachtspunten:
- iedereen krijgt alle projectinformatie toegestuurd. Dit betekent echter niet dat eenieder, als vanzelfsprekend, weet wat voor hem of haar persoonlijk van belang is
- dat wat vastligt en als zodanig is gekenmerkt, is waar
- informatiebeheersing heeft heel weinig met communicatie te maken.
Voortgangsbewaking van de projectorganisatie heeft primair te maken met het toezien op de naleving van de afspraken. Afspraken over de taakverdeling van het inhoudelijk werk en over de uitoefening van de bevoegdheden. Daarnaast moet de projectleider de samenwerking en de communicatie verzorgen en bewaken.
Dit geldt zowel voor binnen als buiten het project. Ten slotte heeft het ook te maken met het in de gaten houden van de motivatie van alle projectbetrokkenen.
Wat te doen?
- geef aan voor wie het resultaat van dit project bedoeld is. Wie is voor dit project de opdrachtgever, de projectleider en wie zijn de projectmedewerkers. Wat zijn de marges in hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- zet een tijdelijke organisatie op. Geef daarin aan wie waarover mag beslissen en wie aan welke medewerkers leiding gaat geven. Geef aan wie belast is met welke inhoudelijke activiteit. Op welke wijze met conflicten wordt omgegaan
- geef tijdig aan hoe ‘latere’ betrokkenen bij het project betrokken zullen worden
- organiseer de relaties met de omgevingsactoren. Stel daartoe zonodig een communicatieplan op. Neem daarin de communicatie op met onder meer: de opdrachtgever, stakeholders, gebruikers etc. Geef ook de activiteiten ten aanzien van boundary control aan. Oftewel de opzet van externe besluitvorming als beleid en strategie. En het scannen van externe ontwikkelingen als markt en techniek
- vorm een projectteam, bijvoorbeeld met een Project Start-Up (PSU). Zorg voor de samenwerking, het teamfunctioneren, de rolverdeling, de interne communicatie en de motivatie
- richt de realisatieorganisatie in
- beoordeel de organisatieplanning en keur deze goed
- bewaak de voortgang, stuur bij of… herplan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verandering van teamsamenstelling. Of aan de manier van vergaderen en de manier om conflicten te hanteren.
Aandachtspunten:
- het goede gebruik van het projectresultaat vereist vaak een goede opleiding van de gebruikers. Het gebruik, beheer en onderhoud loopt immers tot en met het slopen of opheffen van dat projectresultaat
- samenwerken tussen vreemden gaat niet vanzelf
formalisme en weerstand tegen ‘voorstellen tot actie’. Het zijn sterke signalen dat er iets mis is met het teamfunctioneren.
