Twee begrippen staan centraal bij een project: doelgerichtheid en vooral: resultaatgerichtheid.
In tegenstelling tot routinematig werken gaat het bij een project om het bereiken van een uniek resultaat. In tegenstelling tot improviserend werken gaat het bij projectmatig werken om planmatigheid. Niet ieder vraagstuk kan of moet projectmatig aangepakt worden. Projectmatig werken (PMW) is zinvol toe te passen als het project voldoet aan genoeg kenmerken van een ‘ideaal’ project.
Een ideaal project:
- Heeft een gedefinieerd begin en eind (zowel in tijd als qua situatie).
- Is resultaatgericht.
- Is uniek.
- Is multidisciplinair.
- Is complex.
- Is onzeker.
- Is kostbaar (moet de moeite waard zijn).
- Is van belang voor alle betrokkenen.
- Wordt vanuit een punt beheerst.
- Heeft één opdrachtgever (die het project kan en wil afdwingen).
Het start document
Elk project begint in al improviserend, de 'fase' waarin veel uitgezocht wordt. Dat uitzoekwerk mondt uit in een startdocument (projectopdrachtcontract, projectplan of hoe het ook genoemd kan worden). Centraal staat het op te leveren resultaat. Vervolgens is het nodig het daartoe benodigde werk te inventariseren en in het startdocument vast te leggen. De omschrijving van het gewenste resultaat wordt concreter naarmate het eind van de realisatiefase nadert en de omschrijving van de inhoudelijke activiteiten is zeer concreet voor de eerstkomende fase en meer globaal voor de daaropvolgende fasen, inclusief de nazorgfase. Als resultaat en werk duidelijk zijn, dan kunnen de plannen opgesteld worden voor de vijf beheersaspecten (tijd, geld , kwaliteit, informatie en organisatie). Het klinkt heel lineair, maar in de praktijk lopen deze stappen natuurlijk door elkaar heen, zijn het meerdere iteraties.
Vaak werken meerdere mensen, vanuit verschillende afdelingen en soms verschillende organisaties, samen aan een project. Niet alleen door men vaak verschillende doelen nastreeft, maar ook door verschillen in taal en werkwijzen is het niet eenvoudig elkaar 'te begrijpen'. Uiteindelijk moet het project bij de start wel voor iedereen dezelfde inhoud hebben.
Soms wordt het projectvoorstel/-contract vooraf gegaan door een 'business case'.
