Het resultaat van het project is in voldoende mate bepaald en afgebakend. Dan kunt u vervolgens de activiteiten vast gaan leggen in een plan van aanpak. Een plan van aanpak is altijd concreter voor 'morgen' dan voor 'overmorgen'.
De inhoudelijke activiteiten die u gaat (laten) uitvoeren om het projectresultaat te bereiken, legt u vast in een plan van aanpak. Het plan moet geen te strak keurslijf zijn. Het geeft slechts aan hoe het project het beste is uit te voeren. Dit naar huidig inzicht en de nu bekende en heersende omstandigheden. Het plan van aanpak verandert mee met de veranderingen in inzicht en omstandigheden, gedurende het project. Dat gebeurt echter wel beheerst en nooit impliciet.
- Bedenk alle inhoudelijke activiteiten die noodzakelijk zijn om het projectresultaat te bereiken.
- Doet dat van voor naar achter, dus van nu naar straks. Doe dat ook andersom, dus van het einde naar het begin.
- Doe bovenstaande altijd samen met degenen die het werk zullen gaan uitvoeren.
- Bepaal de natuurlijke, logische volgorde van deze inhoudelijke activiteiten.
- Ga na welke activiteiten parallel kunnen worden uitgevoerd. Doe dit eventueel door ze te splitsen.
- Zorg ervoor dat in elke activiteit een werkwoord zit.
- Geef per activiteit aan wat het tussenresultaat moet zijn.
- Omschrijf per activiteit de te gebruiken hulpmiddelen en materialen. Omschrijf per activiteit de aanpak of werkwijze.
Aandachtspunten:
- Zorg dat een plan van aanpak uitsluitend inhoudelijke werkzaamheden bevat. Zorg dat het geen beheersactiviteiten bevat.
- Soms bevat een project een groot aantal activiteiten. Dan is het nuttig deze in te delen in deelprojecten.
- Zorg dat het plan van aanpak alle inhoudelijke werkzaamheden ten behoeve van een project bevat. Dus niet alleen de leuke werkzaamheden of alleen de activiteiten van de ‘projectorganisatie’ zelf.
