Welke vormen van samenwerking kan of moet de organisatie gezien haar doelstellingen, toepassen, hoe moet de organisatie een samenwerking inrichten, en welke overleg- en organisatiestructuren passen daarbij?
Werken aan een succesvolle samenwerkingsrelatie levert vooral bestuurlijke inrichtingsvraagstukken op. Zoals: keuze voor gebieden en manieren van samenwerken, de selectie van de partners, het maken van de (contractuele) afspraken, het organiseren van het samenwerken, de wijze van besturing en het management van de samenwerkingsrelatie.
Geconcludeerd:
'Welke vormen van samenwerking kan of moet de organisatie gezien haar doelstellingen toepassen, hoe moet de organisatie een samenwerking inrichten en welke overleg- en organisatiestructuren passen daarbij?'
Vier grondvormen van samenwerken
Niet elke samenwerkingsvorm is voor een gegeven doel en omstandigheid effectief; een situatie en een tijdsgewricht vergen een ‘eigen‘ vorm van samenwerken. De organisatie kan samenwerken professionaliseren door na te gaan welke samenwerkingsvorm het beste past bij het doel: de keuze van de grondvorm van samenwerken. Er zijn vier verschillende grondvormen van samenwerken, die de bestuurder hiervoor ter beschikking staan, namelijk verkennend samenwerken, ondernemend samenwerken, functioneel samenwerken en transactioneel samenwerken.
Intentie en aard van de samenwerking
In de kern gaat het steeds om twee vragen die betrekking hebben op het doel van de samenwerkingsrelatie. Deze vragen gaan over de intentie en de aard van de samenwerking:
- Intentie van de samenwerking: verbeteren versus vernieuwen. Wil de organisatie slimmer werken (verbeteren)? Of willen zij nieuwe mogelijkheden ontdekken (vernieuwen)?
- Aard van de samenwerking: delen versus uitwisselen. Vraagt de samenwerking om veel onderlinge afstemming van organisaties (delen en gedeeltelijk geïntegreerd laten werken van bedrijfsfuncties en processen)? Of beperkt de organisatie de samenwerking tot een duurzame vorm van uitwisselen (uitwisselen van producten, diensten, informatie, kennis)?
Afhankelijk van doelstelling, situatie en het moment maken bestuurders keuzes over partijen waarmee ze samenwerken. Daarna volgt altijd een discussie over de vorm en inrichting (zie figuur).
Verkennend samenwerken
In de basisvorm 'verkennend samenwerken' zoeken organisaties met een gezamenlijke of vergelijkbare opdracht elkaar op en werken zij samen om hun eigen kennisniveau te vernieuwen. Doordat zij leren van elkaar door ervaringen en kennis uit te wisselen, creëren ze gezonde voorwaarden voor het uitvoeren van de opdracht.
Verpakkingsconvenant
Het verpakkingsconvenant is een voorbeeld waarin organisaties samen afspraken hebben gemaakt hoe om te gaan met een bepaald facet van hun bedrijfsvoering (het milieufacet) of bijvoorbeeld de afspraken hoe te komen tot gestandaardiseerd gebruik van informatiebronnen. De partijen verbonden in zo’n samenwerking zijn niet exclusief aan elkaar verbonden, maar zijn in hun samenwerking gelijkwaardig. Dat betekent overigens niet dat de deelnemende organisaties even groot zijn, maar gelijkwaardig in de zin dat ze een vergelijkbare autoriteit bezitten op het terrein waarop wordt samengewerkt.
Aanloop naar meer
Wat geldt voor het transactionele en functionele model, gaat ook op voor het verkennings- en het alliantiemodel: de toepassing van een verkennende samenwerking kan een aanloop zijn naar een intensievere samenwerking die in de vorm van een alliantie wordt gegoten. Sterker nog, de meeste samenwerkingsvormen zullen tussenvormen zijn en daarmee eigenschappen ontlenen aan twee of meer samenwerkingsverbanden.
Ondernemend samenwerken
De bron van de basisvorm ondernemend samenwerken ligt in de erkenning dat organisaties strategische vernieuwing niet op eigen kracht kunnen bewerkstelligen, maar daarvoor een complementaire partij nodig hebben. De alliantie (een begrip dat overigens veel wordt gebruikt om een relatief grote variatie aan typen samenwerkingsvormen te duiden) leidt tot een intensieve samenwerking, waarin de partners competenties en vaardigheden in verregaande mate delen.
Commitment en gelijkwaardig
De partijen eisen van elkaar volledig commitment omdat in de samenwerking veelal informatie, technologieën en kennis wordt ingebracht die voor de partners van strategisch belang is. Bescherming van de resultaten van de samenwerking is een belangrijke drijfveer voor de inrichting van de samenwerking. Partijen betrokken in de alliantie zijn op het domein van de samenwerking in hoge mate gelijkwaardig. Maar, zij hoeven in omvang vergelijkbaar te zijn. Het is meer het gewicht dat partijen aan elkaars competenties toekennen waaruit die gelijkwaardigheid naar voren komt.
Allianties zijn uit op ontdekking en ontwikkeling; ze gaan weliswaar uit van bestaande competenties, maar ze hebben een exploratief karakter. En die energie kan overal op gericht zijn: op de penetratie van nieuwe markten, op de ontwikkeling van nieuwe producten, op de ontwikkeling van nieuwe technologie.
Functioneel samenwerken
In functioneel samenwerken zijn een duidelijke opdrachtgever en een opdrachtnemer herkenbaar: de ene partner neemt het management van een bedrijfsfunctie van de andere partner voor rekening. Dit omvat veelal een bedrijfsfunctie die niet tot de kernactiviteiten behoort van de uitbesteder. Uitbesteding aan de andere partij betekent verbetering, omdat het wel tot de kerncompetenties van de 'opdrachtnemer' behoort.
Management van ICT systemen
Een voorbeeld daarvan is het management van ICT-systemen. De partners committeren zich in hoge mate aan elkaar. Ze maken specifieke afspraken over de wijze waarop zij hun processen op elkaar afstemmen: ze kruipen als het ware in elkaars huid, delen aspecten van de bedrijfsvoering. Hun onderlinge afhankelijkheid wordt daarmee groot. De keuze voor een partner moet daarmee heel bewust en gedegen plaatsvinden.
Overeenkomsten met transactionele samenwerking
De functionele en de transactionele basisvorm delen een aantal kenmerken. Het is dan ook niet verwonderlijk dat uitbestedingsrelaties hun oorsprong vinden in meer transactionele samenwerkingsvormen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de logistiek waar veel dienstverleners opereren die zijn begonnen als leverancier van transportopdrachten (transactioneel) en zich hebben ontwikkeld tot partijen aan wie de gehele distributie wordt uitbesteed.
Transactioneel samenwerken
Bij transactioneel samenwerken vormen transacties de kern. De intentie is een productieproces of een keten te verbeteren en de samenwerking is gericht op het effectief en efficiënt uitwisselen van mensen, producten, diensten of informatie.
Bij deze vorm van samenwerking vormen transacties de kern. De intentie is een productieproces of een keten te verbeteren en de samenwerking is gericht op het effectief en efficiënt uitwisselen van mensen, producten, diensten of informatie. Het gaat over meer dan ‘at random’ bestellen (want daarvoor gelden gewoon de wetten van de markt). Bijvoorbeeld door het structureel uitwisselen van forecasting informatie, door het afstemmen van productie- en voorraadgevers, door het managen van voorraadbeheer door de leverende partij.
Wisselende partners
Dit type samenwerking wordt veel aangetroffen in het inkoop- en procurement domein. Een transactionele samenwerkingsrelatie sluit andere partners niet uit en het wisselen van partner is relatief eenvoudig te organiseren. Er is in dit type samenwerking sprake van een herkenbare hiërarchische verhouding tussen een leverende en ontvangende partij.
In het publieke domein komt transactioneel samenwerken voor bij het begrip ketenregie. Dit wordt gedefinieerd als het organiseren en ontwikkelen van (betere) dienstverlening zoals ervaren door de cliënt, door de (potentiële) ketenpartners te verleiden tot betere afstemming van hun activiteiten). Het gaat er dan om dat de partners zich verbinden rond de vraagstukken van ‘klanten’ (burgers, scholieren, vluchtelingen, patiënten, gedetineerden etc.) De organisaties hebben elkaar nodig om vraaggericht te handelen. Het gaat erom elkaar te stimuleren om samen te werken, omdat dit vaak niet afdwingbaar is.
Uiteindelijk is het de bedoeling dat de ‘klant’ goed afgestemde dienstverlening ervaart en niet ‘van het kastje naar de muur’ wordt gestuurd.
