Crisismanagement in projecten

Twynstra Gudde definieert crisismanagement als volgt: het managen van problemen waarbij het voortbestaan van het project en/ of de organisatie waarbinnen het project wordt uitgevoerd op het spel staat.

Dus: er is sprake van een crisis als er ernstige twijfel ontstaat over de voortzetting van het project. Vaak komt dit doordat het project het gewenste resultaat niet of niet op tijd op kan leveren. Voortzetting van het project heeft geen zin meer, omdat de organisatie niets meer kan met het resultaat.

Hoe zie je een crisis aankomen?

Een crisis heeft vele verschijningsvormen en of het een crisis is, is voor een belangrijk deel afhankelijk van de waarnemer. Hoe eerder je een crisis onderkent, hoe meer mogelijkheden je hebt om tijdig maatregelen te nemen. En hoe eerder de juiste maatregelen genomen worden, des groter de kans is dat de crisis bezworen kan worden.

De volgende kenmerken kunnen een crisissituaties aankondigen:

• er is een patroon van stagnerende voortgang; herhaald uitstel van dezelfde deadline
• de voorspelbaarheid van interventies neemt af
• relaties tussen mensen komen onder druk te staan
• de relatie tussen het project en de projectomgeving komt onder druk te staan
• er is een toenemend gevoel van urgentie.

Hoe ga je om met een crisis?

Er zijn drie elementen die van belang zijn bij een (naderende) crisis:

• Juiste identificatie van de crisis en start crisismanagement:
  • waarnemen en analyseren signalen 
  • korte analyse van het probleem
  • benoemen van een crisismanager en/of crisisteam met bijbehorend mandaat
• Opstellen en uitvoeren van een crisisplan:
  • damage control
  • analyseren oorzaken crisis
  • uitwerken oplossingsscenario’s
  • implementeren oplossingsscenario
  • herstellen rust/terug naar reguliere situatie van voor crisis
  • evaluatie
• Communiceren:
  • eenduidig
  • niet negatief
  • niet onwaar.