Communiceer met de omgeving
Communicatie is een van de belangrijkste factoren voor het welslagen van elk project.
Communicatie leidt tot het creëren van de 'juiste' beeldvorming over het project en biedt de basis voor begrip, vertrouwen en participatie. Slechte communicatie schaadt zelfs een goed project.
- Projecten en programma's gaan nogal eens gepaard met (vaak onnodige) spanningen. Een belangrijke oorzaak is een complexe omgeving. Vele partijen oefenen dan hun invloed uit.
- Communicatie kan deze spanningen helpen wegnemen. Het beïnvloedt de beeldvorming rond de unieke opgave en biedt de basis voor begrip, vertrouwen en participatie.
- Communicatie is daarom een belangrijke factor voor het welslagen van een project/programma. Wat communicatie vermag, wordt in de praktijk echter zowel over- als onderschat. Een planmatige aanpak biedt de beste kansen op succes.
Stappen:
- analyseer de omgeving van de unieke opgave
- ontwikkel een visie op uitgangspunten en randvoorwaarden van de communicatie
- bepaal de communicatiedoelgroepen, -doelstellingen en -strategie
- organiseer de communicatie: zorg voor de bemensing; bepaal de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; bepaal communicatiestijl, cultuur, middelen, kanalen, systemen en procedures en leg één en ander vast in het organisatiebeheersplan dan wel het programmaplan
- (laat) de communicatieactiviteiten uitvoeren
- bewaak de voortgang; stuur zonodig bij of pas het plan aan.
Aandachtspunten:
- goede communicatie kan een slecht project niet redden
- communicatie verdient, als belangrijk onderdeel van de organisatiebeheersing, voldoende prioriteit
- spontane mondelinge communicatie kan meer bewerkstelligen dan een groot communicatiecircus.
