Projectcommunicatie gaat over de communicatie als onderdeel van de inhoudelijke activiteiten. Maar ook over de in- en externe communicatie als onderdeel van zowel de informatie- als de organisatiebeheersing van een project.
Een project gaat vaak gepaard met (vaak onnodige) spanningen. Een belangrijke oorzaak is een complexe en dynamische omgeving. Vele partijen oefenen daar wisselend hun invloed uit. Of ze proberen dat te doen. Communicatie kan helpen deze spanningen weg te nemen. Het beïnvloedt de beeldvorming over het project en biedt de basis voor begrip, vertrouwen en participatie. Communicatie is daarom een belangrijke factor voor het welslagen van een project. Wat communicatie vermag, wordt in de praktijk echter zowel over- als onderschat. Een projectmatige aanpak biedt de beste kansen op succes.
Over welke communicatie kan het gaan bij een project?
Communicatie bij, van, binnen of over een project; wat kunnen we zoal verstaan onder projectcommunicatie?
- Op de eerste plaats kan communicatie een belangrijke plaats innemen in het inhoudelijke gedeelte van een project. Dan gaat het om een breed geaccepteerd of gedragen projectresultaat. Met behulp van een communicatie(deel)project is dan te voorzien in dit type communicatie
- Op de tweede plaats kan projectcommunicatie gaan over het informeren van de buitenwereld (de stakeholders) over het wel en wee van het project. Deze communicatie over het project is een normaal onderdeel van het beheersaspect organisatie. Plannen hiervoor zijn op te nemen in het organisatiebeheersplan
- Op de derde plaats kan het bij projectcommunicatie gaan over de interne communicatie; het op de hoogte brengen en houden van de projectmedewerkenden. Daartoe behoren bijvoorbeeld:
- de opdrachtgever
- de projectleider
- de projectmedewerkers
- de leveranciers
- de gebruikers, beheerders en onderhouders van het projectresultaat.
Deze communicatie maakt eveneens deel uit van het beheersaspect organisatie. Het gaat dan over interne overlegstructuren, vergaderverslagen, afsprakenlijstjes etc. - Op de vierde plaats kan het bij de projectcommunicatie gaan over de ‘waarheid’ in het project m.b.t. het projectresultaat en de inhoudelijke projectactiviteiten. Deze waarheid is vastgelegd in de beslisdocumenten. Met behulp van het beheersaspect informatie, beheerst de projectleider deze communicatie.
De stappen bij projectcommunicatie als deelproject
De projectcommunicatie als deelproject vraagt om de volgende stappen:
- analyseer de omgeving van het project
- ontwikkel een visie op en de uitgangspunten en randvoorwaarden van de communicatie
- bepaal de communicatiedoelgroepen, -doelstellingen en –strategie
- formuleer de communicatie-eisen
- ontwerp de communicatie (middelen, systemen, procedures, media etc)
- bereid de communicatie voor:
- maak conceptteksten
- schaf middelen aan
- instrueer de mensen die daadwerkelijk gaan communiceren (i.c. de communicatieorganisatie)
- maak het realisatieprogramma voor de communicatie, etc)
- communiceer volgens dit realisatieprogramma
- borg de communicatie en lever nazorg.
TGKIO-beheersplannen
Bij het aanpakken van een communicatiedeelproject gaat het ook om de TGKIO-beheersplannen. Deze plannen vormen een onderdeel van de beslisdocumenten van het project. En van deze plannen bewaakt de communicatiedeelprojectleider de voortgang. Waar nodig stuurt hij de communicatie bij of past hij het communicatiedeelprojectplan aan.
De andere projectcommunicatie-onderdelen zijn op te nemen in het overall projectorganisatiebeheersplan respectievelijk in het overall projectinformatiebeheersplan.
Aandachtspunten:
- goede communicatie kan een slecht project niet redden
- communicatie verdient, als belangrijk onderdeel van de organisatiebeheersing, voldoende prioriteit
- spontane mondelinge communicatie kan meer bewerkstelligen dan een groot communicatiecircus.
Bronnen: Wijnen, G., Willem Renes en Peter Storm, Projectmatig Werken, Het Spectrum, 2002. Kor, R., Werken aan projecten, Kluwer, 2008