Business case

De business case is dus een hulpmiddel bij de besluitvorming over de zakelijke rechtvaardiging van een voorgenomen actie. In de meest strikte betekenis worden binnen een business case niet-financiële kosten en baten financieel gemaakt. Als dat niet lukt, zeggen sommigen dat er eigenlijk geen business case opgesteld kan worden.

Wees duidelijk over de te bereiken doelen

In de business case wordt beschreven welke doelen het projectmanagement met het project denkt te bereiken en welke resultaten/deliverables het project oplevert. In veel organisaties vormt dit onderdeel van de projectopdracht, het projectvoorstel of het projectplan. Maar steeds vaker wordt het als een apart document opgesteld, dat gedurende de looptijd van het project gebruikt wordt bij het bepalen van stoppen of doorgaan van een project (bijvoorbeeld aan het einde van een fase). In de business case wordt duidelijk gemaakt wat het bestaansrecht van het project is. Het is de zakelijke rechtvaardiging van het project.

In business case wordt ingegaan op:

• de strategische en financiële ambities die men met het project nastreeft
• de verwachte terugverdientijd
• een schatting van de vraag
• de geschatte kosten- en opbrengstenontwikkeling
• de verwachte kosten voor gebruik en beheer van het opgeleverde projectresultaat.

Doen of (nog) niet doen; de strategische relevantie van het project

Het onderdeel waarin de ambitie centraal staat, vormt de ondernemersopgave. Hier wordt de vraag beantwoord waarom het project strategisch relevant is. Het gaat om de keuze tussen doen en niet-doen, of soms tussen doen en nog-niet-doen.

Als eenmaal besloten is dat het project strategisch relevant is, dan komt de managementopgave aan bod. Hierin wordt aangegeven hoe de projectmanager denkt de business case uit te gaan voeren en wat hij daarvoor nodig heeft. Is het project relevant en uitvoerbaar, dan kan de projectmanager aan de slag. Soms maakt hij nog een gedetailleerd projectvoorstel, soms staat die informatie al in de business case. Het is tenslotte belangrijk dat bij elke faseovergang of bij elke belangrijke beslissing in een fase, de business case weer op tafel komt om zo te toetsen of het zin heeft om door te gaan met het project.

Onderwerpen die in business case behandeld worden

• Motivatie: Hierin wordt de rechtvaardiging om het project uit te voeren beschreven. Het beantwoordt de   
  vraag:”waarom moet dit project worden uitgevoerd?"
• Opties: Dit is een samenvatting van de alternatieve oplossingen die voor het project zijn overwogen, inclusief de redenen waarom voor een bepaalde optie is gekozen. Eén van de opties is altijd ‘niets doen’
• Benefits: of in andere termen, de toegevoegde waarde: Hierin worden de verwachte voordelen en besparingen die met het project kunnen worden behaald beschreven, inclusief de bijbehorende financiële schatting. De voordelen dienen als volgt te worden gedefinieerd: meetbare cijfers bij projectaanvang en meetbare cijfers als het eindproduct in gebruik is genomen
• Kosten en tijdspad: Dit zijn de geschatte ontwikkel- en operationele kosten van het project en de verwachte 
  opleverdatum
• Risico-analyse en risicomanagement: welke risico’s zijn nu te onderkennen, hoe ernstig is het als een risico optreedt en hoe groot is de kans dat het optreedt? En dan natuurlijk de vraag welke acties eventueel te ondernemen zijn? (accepteren, voorkomen en afdekken door noodmaatregelen te treffen).

Er zijn twee benaderingen voor het opstellen van de business case

• In de business worden diverse alternatieven uitgewerkt
• of eerst worden alternatieven afgewogen en vervolgens wordt één business case opgesteld.

Schematisch worden beide benaderingen hieronder weergegeven.