Agile projectmanagement

In projecten die als doel hebben software te ontwikkelen, wordt steeds vaker over ‘agile’ projectmanagement gesproken. Onderstaand een korte toelichting wat agile is en waarom het zoveel aandacht krijgt.

Het is een misvatting dat Agile een projectmanagementmethodiek is zoals PRINCE2 en PMW. Agile is een tegenstroming aan de traditionele ontwikkelmethoden van software, waarvan de watervalmethode de bekendste is.

Nieuwe inzichten: een nieuw projectdoel

Bij traditionele methoden worden bij de start van een project het resultaat, de randvoorwaarden en andere zaken van het project gedetailleerd vastgelegd. Deze uitgangspunten liggen dan gedurende de uitvoering van het project vast. In de praktijk blijkt dat, zeker bij projecten met een lange doorlooptijd, dit niet goed genoeg werkt. Tijdens het project ontstaan er regelmatig nieuwe inzichten. Inzichten die de gebruikersorganisatie het projectdoel doet bijstellen ten opzichte van het oorspronkelijke doel.

Agile aanpakken accepteren deze wijzigende specificaties als een ‘fact of life’ en proberen deze te integreren in de ontwikkelaanpak. Dit wordt gedaan door een ‘adaptieve’ benadering. Ontwikkelmethoden die zich goed lenen om een ontwikkeltraject voor software agile aan te pakken zijn:

• SCRUM
• EXtreme Programming (XP)
• Dynamic Systems Development Method (DSDM).

Inspelen op veranderende behoeften

Het agile aanpakken van ontwikkeltrajecten vraagt ook om een andere wijze van projectmanagement. Hierbij is het streven dat projectteams snel en herkenbaar klantwaarde leveren. Projectteams werken aan herkenbare (deel)resultaten voor de eindgebruikers. Zo kan worden vastgesteld of het resultaat inderdaad aan de wensen voldoet. Vervolgens wordt er afgesproken wat het resultaat van de volgende iteratie dient te zijn. Projecten spelen hiermee in op veranderende behoeften en complexere omgevingen. De focus is hierbij gericht op de “troughput”, het teamwerk en het leiderschap.

Budgetbeheersing een uitdaging

Voor de opdrachtgever en projectleider levert dit een aantal uitdagingen op, omdat vooraf niet dichtgetimmerd wordt welk resultaat wanneer en voor welk budget gerealiseerd gaat worden. Er wordt wel een overall planning gemaakt, maar per iteratie wordt getoetst of de geleverde functionaliteit inderdaad aan de wensen van de klant voldoet. Blijkt dit niet het geval? Dan volgt een nieuwe oefening, uiteraard met toepassing van de opgedane inzichten.

Vanuit beheersingsperspectief is dit nieuw voor opdrachtgevers, het is moeilijk in te passen in bestaande budgetteringssystemen van organisaties. Voor het slagen van (ICT) projecten is het goed nieuws, omdat er in principe alleen zinvolle functionaliteit wordt ontwikkeld.

Bron: AGILE PROJECT MANAGEMENT, Prof. Dr. Guido Dedene, Katholieke Universiteit Leuven, Faculty of Economics and Business

Dit is direct de tegenstelling ten opzichte van de traditionele ontwikkelaanpak; daar wordt namelijk pas aan het einde van het totale project ‘iets’ opgeleverd voor de eindgebruiker(s). Het moge duidelijk zijn dat dit eisen stelt aan ICT afdelingen op het gebied van testen en in productie nemen van nieuwe versies.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen in een agile aanpak gebruikt worden:

• the planning game (het plan spel: bijeenkomst waarin bepaald wordt welke onderdelen in de volgende iteratie opgenomen worden)
• small releases (kleine versies: beter een aantal kleine versies die direct klantwaarde hebben, dan één grote waarvan de klantwaarde minder zeker is)
• metaphor (metafoor: er wordt vaak gesproken in metaforen om iets duidelijk te maken. Voorbeeld is de “scrum” uit het American Football als manier om met elkaar te overleggen)
• refactoring (hergebruik van componenten: niet twee keer hetzelfde ontwikkelen)
• coding standards (gebruik van standaard programmeercode in plaats van maatwerk)
• pair programming (programmeren in paren:
  1 + 1 = 3 en belangrijk voor overdracht van werkzaamheden, de waardering door medewerkers neemt toe)
• 40-hour week (40-urige werkweek is heilig: geen werk mee naar huis!)
• on-site customer (op locatie bij de klant: programmeren tussen de klanten)

Voorwaarden voor agile aanpakken

De agile aanpakken zoeken naar oplossingen die reëel zijn voor grote ICT trajecten. Om de aanpak succesvol te laten zijn, moet wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan, namelijk:

• grote oplossingsruimte
• senior ontwikkelaars / medewerkers met een hoge taakvolwassenheid
• zeer veranderlijke projecteisen
• klein aantal ontwikkelaars
• cultuur die in chaos gedijt
• volwassen ICT beheerorganisatie
• goede relatie tussen opdrachtgever en projectleider.

Change management versus agile aanpak

Ook met de traditionele projectmanagement methodieken wordt bijvoorbeeld door change management gewerkt aan het management van de wijzigende gebruikerswensen. Maar het binnen korte tijd resultaat laten zien aan de eindgebruikers en deze te betrekken bij de definitie van het resultaat van een volgende iteratie, is nieuw en veelbelovend.