Zowel u als uw medewerkers spelen een eigen rol in elk veranderingsproces. Het is nuttig deze rollen te onderscheiden: zo hebt u een handige checklist. Bovendien kunt u op deze manier ongewenste rolvermengingen tegengaan.
We onderscheiden zeven rollen:
- De initiatiefnemer: u zet het veranderidee op de agenda.
- De sponsor: door formele of informele macht legitimeert, steunt of gedoogt u de verandering.
- De regisseur: u zet de verandering op, stimuleert de uitvoering en monitort de voortgang.
- De medestander: u steunt de verandering.
- De trekker: u coördineert de voorbereiding en uitvoering van de verandering.
- De uitvoerder: u realiseert delen van de verandering.
- Het slachtoffer: u ondergaat veranderingen op de werkvloer.
Het onderscheid is van nut als checklist: is overal aan gedacht? Bovendien voorkomt u zo ongewenste rolvermenging. Zo is de sponsor bij projectmatig werken bij voorkeur niet tegelijkertijd regisseur.
Bron: Caluwé, L. de en H. Vermaak, Leren veranderen; een handboek voor de veranderkundige. Kluwer Deventer (2006)
Nut en noodzaak verschillende actorrollen
Het onderscheiden van verschillende rollen in een veranderingsproces is nuttig en nodig. Daarmee kunnen de actoren met elkaar duidelijkheid krijgen in de te bezetten rollen. Ook kunnen ze daarmee ongewenste rolvermenging voorkomen. En daarmee zijn de onderlinge verwachtingen te bespreken en af te stemmen.
Rolbezetting
In elk veranderingsproces dienen de actoren hun noodzakelijke bijdragen in het proces te benoemen en organiseren:
- Een initiërende bijdrage aan de start.
- Steunende bijdragen in het begin.
- Planvormende bijdragen vervolgens.
- Uitvoerende en interveniërende bijdragen daarna.
- Sturende en monitorende bijdragen tijdens.
- Borgende en verzorgende bijdragen tot aan een nieuw veranderingsproces.
Veel organisatieveranderingsprocessen stranden omdat:
- Het realiseren van 'steun van boven' of 'draagvlak van beneden' niet vooraf in het traject geweven waren.
- Continuïteit ontbrak doordat er geen regisseur over het traject als geheel bleef nadenken en monitoren.
- Ongewenste rolvermenging optrad.
Rolvermenging
Het onderscheiden van verschillende actoren helpt bijvoorbeeld de ideehebbers (initiatiefnemers). Zij kunnen (in)zien dat zij, als initiatiefnemers, helemaal niet geneigd hoeven te zijn ook (alle) andere rollen op zich te nemen. Die rollen zijn wel nodig, maar kunnen door anderen vervuld worden. Vaak beter zelfs. Rolafbakening brengt lucht. En het is als ideehebber dus zaak om voor sponsors te zorgen. Meer niet.
Kanttekening
De onderscheiden rollen zijn normatief en ideaaltypisch. Ze zullen nooit precies zo ingevuld worden. Zo kan een en ander iteratief gebeuren. Als er bijvoorbeeld een nieuw onderdeel van het veranderproces wordt gestart zullen er opnieuw sponsors, medestanders, trekkers (etc.) moeten worden gevonden. Ook kunnen soms rollen in één persoon verenigd zijn of komen bepaalde rollen slechts zeer bescheiden aan bod.
Korte typering van actoren (betrokkenen)
Bij elke organisatieverandering zijn verschillende v/m-rollen (initiatiefnemer, sponsor, regisseur, medestander, trekker, uitvoerder, slachtoffer) te onderscheiden. Deze rollen treden in een bepaalde volgorde op en zo groeit het aantal betrokkenen gaande het veranderingsproces. Elke rol is als volgt kort te typeren.
De initiatiefnemer
Een organisatieverandering start met een initiatiefnemer. Die heeft een ‘veranderidee’, die zet de verandering op de ‘agenda’.
De sponsor
Deze initiatiefnemer zoekt een of meer sponsoren. Een sponsor helpt met haar formele of informele macht de verandering te legitimeren of te doen gedogen.
De regisseur
De sponsor, al dan niet begeleid door de initiatiefnemer, zoekt een regisseur. Een regisseur kan zowel van buiten als van binnen de organisatie komen. Deze regisseur is te beschouwen als het ‘veranderkundig geweten’: hij is de eerstverantwoordelijke voor de planmatige pretenties van de verandering. Hij zet de verandering op, stimuleert de uitvoering en monitort de voortgang (eventueel over de stappen heen).
De medestander
De regisseur deelt zijn regieverantwoordelijkheid zo snel mogelijk met medestanders. Een medestander helpt mee om het veranderidee vorm en inhoud te geven. Zij heeft geen formele verantwoordelijkheid. Zij steunt derhalve ook informeel. Zij acht de verandering, om welke reden dan ook, gewenst.
De trekker
Naarmate de aanpak duidelijker omschreven kan worden komen ‘trekkers’ aan boord. Het verschil tussen de regie- en de trekkerrol ligt in hun verantwoordelijkheid: De trekkers zijn (mede)verantwoordelijk voor de voorbereiding en coördinatie van het interventieplan.
De uitvoerder
Regisseur en trekkers betrekken gaandeweg een groter aantal mensen bij de verandering: uitvoerders. Een uitvoerder realiseert (delen van) de interventies.
Het slachtoffer
Tijdens een veranderingsproces zullen ook ‘slachtoffers’ voorkomen. Zij vinden dat ze door de verandering er, hoe dan ook, op achteruit gaan. Zij ondergaan de verandering lijdelijk en soms verzetten zij zich er, meer of minder fel, tegen.
Bron: Caluwé, L., de, H. Vermaak, Leren veranderen; een handboek voor de veranderkundige, Kluwer Deventer (2006)