Gemeente Leeuwarden Werkdruk verlagen met portfoliomanagement

Bij de gemeente Leeuwarden is de werkdruk hoog. Er is behoefte aan meer overzicht en inzicht in lopende projecten en programma’s. Ook wil de gemeente beter afwegen welke nieuwe initiatieven starten. Het projectmanagementbureau wil hierin betere keuzes maken. Portfoliomanagement kan daarbij helpen. Daarom wil de gemeente de mogelijkheden verkennen. Het projectmanagementbureau van de gemeente schakelde TwynstraGudde in voor een tweedaagse In Company training Portfoliomanagement.

Portfoliomanagement helpt om te sturen op het gehele portfolio van projecten en programma’s en om hier keuzes in te maken: wat doen we nu, later of niet meer? Het gaat over de balans vinden tussen wat je wil én wat je kan. Samen met de medewerkers van het projectmanagementbureau van de gemeente Leeuwarden zetten we de eerste stappen richting de implementatie van portfoliomanagement.

Tweedaagse In company Training Portfoliomanagement

Wij ontwikkelden een tweedaagse In company Training Portfoliomanagement, volledig afgestemd op de vraagstukken van het projectmanagementbureau. Het doel van de training was om de principes van portfoliomanagement toe te lichten en inzicht te bieden in de stappen, die nodig zijn om dit te implementeren.

Tijdens de training kregen de deelnemers uitleg over de basisprincipes van portfoliomanagement, met inspirerende praktijkvoorbeelden van andere organisaties. De theorie koppelden we direct aan specifieke situaties van de gemeente Leeuwarden, waarbij hun plannen kritisch werden getoetst en besproken. Intussen werkten we aan het opstellen van een afwegingskader voor de gemeente Leeuwarden en definieerden we verschillende rollen binnen het portfoliomanagementproces.

'Door de training hebben we een gezamenlijk vertrekpunt gecreëerd om de uitdagingen waar wij als gemeente voor staan zo goed mogelijk aan te gaan. Overzicht, inzicht in lopende projecten en programma’s en betere afweging bij de start van nieuwe initiatieven zijn hierbij van groot belang.'

Wendy Scholten, manager

Porfoliocanvas geeft richting

In deze twee dagen werkten we ook aan het portfoliocanvas, een visueel hulpmiddel dat organisaties helpt om te duiden wat portfoliomanagement de organisatie kan bieden en helpt om richting te geven in de implementatie. Het canvas geeft input voor de start van de uitwerking van portfoliomanagement en kun je zien als een plan van aanpak. Het bestaat uit verschillende bouwstenen, zoals de scope van portfoliomanagement, randvoorwaarden, raakvlakken, risico’s en inrichting. Samen zorgden deze elementen voor een compleet overzicht. Dit hielp om de eerste contouren van de implementatie voor het projectmanagementbureau vorm te geven.

Integraal keuzes maken met portfoliogame

Een belangrijk onderdeel van de training was de toepassing van portfoliomanagement in de context van Leeuwarden. Daarom deden we tussentijds oefeningen, zoals de portfoliogame, een spel waarbij we een portfoliotafel nabootsen en deelnemers op een speelse manier ervaren hoe het is om integraal keuzes te maken. Op deze manier oefenden we in het prioriteren van projecten en het toepassen van het afwegingskader. Dit zorgde niet alleen voor nieuwe inzichten, maar ook voor een beter beeld van goed opdrachtgeverschap.

Een helder startpunt voor de gemeente

Het projectmanagementbureau van de gemeente Leeuwarden heeft nu een helder beeld van wat er nodig is om portfoliomanagement te implementeren. De deelnemers kunnen met het opgestelde afwegingskader en de geschetste processen aan de slag. Bovendien hebben we stilgestaan bij belangrijke randvoorwaarden voor de implementatie van portfoliomanagement, zoals meer bewustzijn over de rol van goed opdrachtgeverschap en het belang van effectieve afwegingen. Het projectmanagementbureau heeft nu een startpunt om portfoliomanagement verder uit te rollen en hiermee de werkdruk te verlagen en projecten beter af te stemmen op de strategische doelen.

‘De Incompany training heeft ons concrete handvatten gegeven door op een interactieve en praktische manier met elkaar aan de slag te gaan. We hebben de meerwaarde van samen besluiten nemen en keuzes maken ervaren. Bepaalde principes passen we nu al toe en we zijn aan het nadenken over de vervolgstappen.’

Peter Luimstra, programmamanager

Waarom TwynstraGudde?

Portfoliomanagement is een van onze expertises. We helpen opdrachtgevers bij overheden, in de zorg en in het onderwijs. Effectief portfoliomanagement leidt tot meer overzicht en grip op projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen. We brengen niet alleen theoretische kennis mee, maar met onze hands-on werkwijze en ervaring met de bestuurlijke én ambtelijke dynamiek kunnen we theorie en praktijk effectief samenbrengen. Dit resulteert in een concrete, toepasbare aanpak, die handvatten geeft om portfoliomanagement succesvol uit te rollen.

Wil je aan de slag met portfoliomanagement? Wij stemmen onze incompany training volledig af op jouw organisatie. Interesse? Neem gerust contact met ons op.