Waterschap Rivierenland Probiteitsmanager borgt gelijk speelveld bij concurrentiegerichte dialoog

Het waterschap Rivierenland staat voor de opgave de dijk tussen Streefkerk, Ameide en Fort Everdingen (circa twaalf kilometer) te versterken, een opdracht waarvoor alle grote aannemers in Nederland belangstelling hebben. Het waterschap startte een concurrentiegerichte dialoog om de aannemer of combinatie van aannemers te selecteren voor een samenwerking via een tweefasen aanpak. Om een gelijk speelveld te borgen werd een probiteitsmanager van TwynstraGudde aan de aanbestedingscommissie toegevoegd.

Foto: Waterschap Rivierenland

Een aanbestedingsprocedure is een spannend traject, mede vanwege de stevige concurrentie tussen marktpartijen. Opdrachtgevers kiezen bij grote aanbestedingstrajecten graag voor de concurrentiegerichte dialoog, waarbij individuele dialooggesprekken met gegadigden kunnen worden gevoerd. Volgens de Aanbestedingswet 2012 moet dit correct gebeuren en moeten de aanbestedingsbeginselen, zoals het gelijkheidsbeginsel, het transparantiebeginsel en het proportionaliteitsbeginsel worden toegepast, zodat een gelijk speelveld ontstaat en alle deelnemende partijen gelijkwaardig worden behandeld.

Geen partijdigheid

Een gelijk speelveld is des te belangrijker omdat je achteraf of tijdens de aanbesteding geen verwijten wil van belangenverstrengeling, schending van integriteit, het geven van meer spreektijd of het verstrekken van meer informatie aan de ene partij dan aan de andere. Dat kan leiden tot juridische procedures die zorgen voor vertraging, reputatieschade en hoge kosten. Het waterschap Rivierenland wilde alle schijn van partijdigheid bij voorbaat wegnemen en besloot om die reden een onafhankelijke probiteitsmanager in te schakelen (probiteit = rechtschapenheid).

Traject in goede banen

Tijdens een concurrentiegerichte dialoog moeten de gesprekken met marktpartijen in één keer goed gaan, want het is niet mogelijk om gesprekken nog een keer over te doen. Niet alle betrokken personen hebben even veel ervaring met het voeren van dit soort gesprekken. Het is dus goed om dit nauwkeurig voor te bereiden en tijdens de procedure tussentijds vragen te kunnen stellen of zaken te kunnen afstemmen met iemand die integer is, verstand van zaken heeft en het traject rustig in goede banen kan leiden. Wij organiseerden in de voorbereiding een dialoogtraining voor betrokken medewerkers.

Delen van relevante informatie

Als onafhankelijke partij zijn we aanwezig geweest tijdens alle gesprekken tussen het waterschap en de marktpartijen: de startbijeenkomst, alle dialooggesprekken, de consensusoverleggen en alle interviews met de sleutelfunctionarissen. We zorgden ervoor dat telkens een gelijk aantal mensen aan tafel zat en hebben tijdens de gesprekken vastgesteld of er informatie werd gedeeld die ook voor andere marktpartijen relevant kon zijn. Die informatie kon vervolgens door het waterschap via een nota van inlichtingen worden gedeeld met alle andere partijen. Zo borgden wij een gelijk speelveld. De probiteitsmanager kan (als dat gewenst is) ook de rol van voorzitter bekleden.

Focus op de inhoud

Het was voor de aanbestedingscommissie en de beoordelingscommissie prettig om zich vol vertrouwen inhoudelijk op de gesprekken te kunnen focussen, zonder afgeleid te worden door formele aspecten en de vraag welke onderwerpen wel of niet konden worden besproken of welke gespreks- of samenwerkingsvormen wel of niet geschikt waren. Voor de marktpartijen was het prettig om contact te kunnen opnemen om tijdens de procedure een korte praktische vraag te stellen of om een aanspreekpunt te hebben voor het geval er naar de mening van de gegadigde sprake was van onvolkomenheden.

Geen klachten of bezwaren

Er is een loepzuivere procedure gevolgd, er zijn na gunning van de opdracht geen klachten of bezwaren ingediend. WSRL heeft van de deelnemende marktpartijen complimenten gekregen over de gang van zaken. De winnende combinatie van aannemers kon vlot aan de slag, het ontwerpteam is al druk met de voorbereidende werkzaamheden, zodat het dijktraject kan worden versterkt en de (water)veiligheid langs het traject en het achterliggende gebied in de toekomst wordt geborgd.

Waarom TwynstraGudde?

Wij hebben kennis van en ervaring met de concurrentiegerichte dialoog, de tweefasen aanpak en het selecteren van een ontwerpteam. Wij zijn bekend met de impact van concurrentie tussen marktpartijen tijdens aanbestedingen en de cultuur van waterschappen. Dat zorgt voor een hoge mate van betrokkenheid.

Onze juridische achtergrond stelt ons in staat als onafhankelijke partij toe te zien op de correctie naleving van de Aanbestedingswet, en met name te borgen dat het gelijkheidsbeginsel en transparantiebeginsel worden nageleefd. De evaluatie met het aanbestedingsteam van de opdrachtgever was bijzonder positief. Alle vooraf vastgelegde afspraken ten aanzien van de tijdsduur van gesprekken, het aantal gesprekspartners, de informatievoorziening etc. zijn nagekomen. Dit zorgde voor een professionele sfeer, openheid en eerlijke gesprekken.

Aan de slag met concurrentiegerichte dialoog

Om een sterke en succesvolle dialoog te voeren en teams hierop voor te bereiden, hebben we een 1-daagse training ontwikkeld: hoe voer je succesvol een concurrentiegerichte dialoog?

Sta je als projectleider, projectmanager, contractmanager of tendermanager ook voor een grote aanbesteding met concurrentiegerichte dialoog? Wij helpen je graag bij het zuiver en soepel laten verlopen van dit traject. Neem gerust contact op.