Training Hoe je succesvol een concurrentiegerichte dialoog voert

Steeds vaker is de concurrentiegerichte dialoog onderdeel van een aanbestedingsprocedure. Deze methode biedt ruimte voor een-op-een gesprekken met gegadigden. Maar niet elk team heeft (voldoende) ervaring met deze procedure. Om een sterke en succesvolle dialoog te voeren en teams hierop voor te bereiden, ontwikkelde TwynstraGudde een 1-daagse training. De training is ook nuttig als opfrisser voor teams die wel al enige ervaring hebben.

De concurrentiegerichte dialoog is een uitstekende methode om kennis te maken en informatie te delen met partijen die hebben ingeschreven op een groot aanbestedingstraject. In grote opdrachten, die bijvoorbeeld gaan over renovatie of vervanging in bestaande infrastructuur, gaat het immers niet alleen om prijs. Partijen zijn gebaat bij het delen van wederzijdse informatie om zo gezamenlijk oplossingsrichtingen te verkennen. Dat kan in de volle breedte gaan over bijvoorbeeld samenwerkingsvormen, ontwerp of het omgaan met risico’s. Met die informatie kunnen gegadigden hun aanbestedingsvoorstel vormgeven. Marktpartijen hebben bovendien de opdrachten voor het uitkiezen, dus is de concurrentiegerichte dialoog voor de aanbestedende partij ook een mooie manier om ‘het project te verkopen’ en een eerste indruk op te doen.

Gelijk speelveld

Wat teams lastig vinden, is dat niet alles mag. Er zijn uiteraard regels verbonden aan de concurrentiegerichte dialoog. Zo moeten alle inschrijvers gelijk worden behandeld (gelijk speelveld) en moeten gelijksoortige gesprekken worden gevoerd. Partijen moeten over dezelfde soort informatie beschikken om een gelijke kans te maken bij het opstellen van de offerte. Zorgvuldigheid is troef. Maar inschrijvers mogen uiteraard wel vragen stellen om informatie te verkrijgen. En daar zit een spanningsveld, want hoe ver ga je daarin mee? Wat zeg je wel, wat zeg je niet? Hoe zeg je het? En wat doe je als je wél iets zegt dat eigenlijk voor alle partijen geldt? Tegelijkertijd moeten we ook niet in de kramp schieten en alleen maar korte gesloten antwoorden geven – het gaat om het gesprek, een dialoog is géén vraag-antwoord spel.

Do’s en don’ts

Een goede voorbereiding is het halve werk. Daarom bieden wij een 1-daagse training die teams helpt bij de voorbereiding op een concurrentiegerichte dialoog (light). De training is bedoeld voor het hele dialoogteam, waarbij alle inhoudelijke experts – van contractmanager tot omgevingsmanager, technisch manager en projectmanager - aanwezig zijn. Tijdens de training geven we de do’s en don’ts mee. We hebben aandacht voor gesprekstechnieken, maar ook voor teamvorming. Het is belangrijk dat het team elkaar steunt tijdens de dialoog. In de training gaat het over de inhoud (het wat) en de aanpak (de hoe), oftewel de harde en de zachte kant. In de middag wordt er geoefend met trainingsacteurs om de theorie direct in praktijk te brengen. De ervaring leert dat de teams hierdoor al op elkaar ingespeeld raken voorafgaand aan de daadwerkelijke dialooggesprekken.

Zekerheid en comfort

We bieden IPM-teams met deze training zekerheid en comfort. Omdat zij al met de methode hebben geoefend, zal hun eerste concurrentiegerichte dialoog vertrouwd voelen. Zij weten welke informatie zij meegeven, kunnen het gelijke speelveld bewaken en treden als team naar buiten. Een succesvolle concurrentiegerichte dialoog betekent bovendien dat gegadigden zich serieus genomen voelen en met voldoende informatie een gedegen aanbesteding kunnen vormgeven.

Waarom TwynstraGudde?

TwynstraGudde geeft deze training al vijf jaar met succes voor diverse overheidsinstanties. Wij begeleiden de dialooggesprekken en geven aanbestedingsadvies. Kortom, we kunnen in deze training onze kennis en kunde optimaal inzetten. Wij zijn bekend en bedreven met zowel de harde als de zachte kant. En juist die combinatie is van belang bij grote, complexe aanbestedingsprocedures.