Universiteit Utrecht Portfoliomanagement: meer rust en ruimte voor de organisatie

Universiteit Utrecht is een bloeiende organisatie waar niet alleen onderwijs en onderzoek, maar ook processen, projecten, programma’s en activiteiten met ambitie worden uitgevoerd. Er is veel ruimte voor creatieve, enthousiaste en autonoom ingestelde vakmensen om initiatieven op te starten. In dit enthousiasme schuilt soms het risico van ‘te veel hooi op de vork nemen’. Maar ook van versnippering. Om een goede afweging te maken tussen willen, kunnen en doen, vroeg de Universiteitssecretaris aan TwynstraGudde om portfoliomanagement te introduceren.

Een universiteit is een complexe organisatie met veel sturingslijnen. Dat is bij Universiteit Utrecht niet anders, met meerdere faculteiten die ondersteund worden vanuit een aantal centrale directies. Elk van deze eenheden heeft een eigen bestuursteam of directie, die in de meeste gevallen voor meer dan 1.000 werknemers verantwoordelijk is. Daarnaast is de universiteit bij uitstek een plek waar decanen, wetenschappers en andere professionals gewend zijn aan een hoge mate van autonomie. Tot slot zijn er op zowel centraal als decentraal niveau diverse projecten en programma’s lopende, met diverse sturingslijnen. Kortom, een uitdagende omgeving, zeker als het gaat over prioritering en sturing op eenheid overstijgende projecten en programma’s.

Draagvlak voor keuzes en betere samenwerking

Er gaat heel veel goed bij Universiteit Utrecht. Mensen werken er graag en brengen veel daadkracht, enthousiasme en energie met zich mee. De vraag aan TwynstraGudde om portfoliomanagement te introduceren is dan ook allerminst ingegeven vanuit de behoefte om hierop in te grijpen. Maar net als iedere organisatie, moet ook Universiteit Utrecht keuzes maken waarop de schaarse menskracht, expertises en (financiële) middelen worden ingezet.

Welk projecten en programma start je op en welke niet? Welke hebben de meeste impact? Welke zijn het snelst uit te voeren? Portfoliomanagement helpt organisaties om hierin te prioriteren, maar ook om meer projecten en programma’s af te ronden en resultaten op te leveren.

Op weg naar de gewenste situatie

We begonnen met een serie interviews en sessies met de decanen, directeuren en de CvB-leden. Daarbij was aandacht voor de huidige situatie, de gewenste situatie, en de wensen en verwachtingen ten aanzien van portfoliomanagement. Dit resulteerde in verhelderende inzichten. En uiteindelijk was de conclusie dat portfoliomanagement inderdaad een geschikt instrument zou zijn om de organisatie te helpen om onder meer:

Meer overzicht en inzicht te creëren in de belangrijke projecten en programma’s.
Een gezamenlijke manier van werken (inclusief taal) te ontwikkelen rondom opdrachtgever- en opdrachtnemerschap bij projecten en programma’s.
Gewogen en gedragen besluiten te nemen, op basis van adequate informatie.
Een scherpere focus te creëren op strategie en resultaat.
Te hoge werkdruk te voorkomen.

Praktische inrichting van portfoliomanagement

Parallel aan de gesprekken die gericht waren op het bereiken van inzicht, consensus en draagvlak, werkten we aan besluitvormingsprocessen en het portfoliomanagementproces binnen de universiteit. De processtappen, de rolverdeling en de formats. Deze hebben we samen met enkele directieleden en medewerkers uitgewerkt, doorleeft en getoetst, zodat we goed voorbereid waren op de implementatie ervan. Het resultaat is dat er niet alleen consensus is over portfoliomanagement als methode, maar ook over de praktische basis om mee aan de slag te gaan.

Aan de slag!

Met het bereiken van consensus en het vormgeven van het portfolioproces is de eerste opdracht van Universiteit Utrecht afgerond. De volgende stap is het implementeren en stapsgewijs verbeteren van het portfoliomanagementproces, inclusief het voeren van de eerste portfolio-overleggen. Zodat we over een tijd inderdaad kunnen concluderen dat decanen, wetenschappers, bestuurders en medewerkers meer ruimte en tijd hebben om meer focus en resultaat te behalen.

‘Er is een belangrijke basis gelegd en dat is een prestatie, gezien de complexe omgeving met zoveel intelligente en eigenzinnige professionals. De stijl van adviseren van TwynstraGudde heeft hieraan bijgedragen. Zelfrelativering en goed luisteren is belangrijk in een omgeving met zoveel denkkracht.’

Martine Verbeek, Universiteitssecretaris van de Universiteit Utrecht

Waarom TwynstraGudde?

Het implementeren van portfoliomanagement is een van de expertises van TwynstraGudde. Met onze inhoudelijke kennis over en ervaring met verschillende projecten en programma’s weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. Dit helpt organisaties om inhoudelijk raakvlakken te zien en integraal te werken aan gezamenlijke doelen. Effectief portfoliomanagement zorgt voor meer overzicht, grip en sturing op de projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen.