Surplus Incompany Training Portfoliomanagement geeft nieuwe inzichten

De Brabantse zorgorganisatie Surplus heeft grote ambities in het verbeteren en vernieuwen van haar zorgverlening. Tegelijkertijd heeft de organisatie, net als veel anderen, te maken met schaarste in beschikbare mensen en middelen. Ze moeten dus keuzes maken in de grote hoeveelheid aan initiatieven. De organisatie was zelf al begonnen met portfoliomanagement, maar had behoefte aan goede theoretische basiskennis van portfoliomanagement. Tegelijkertijd wilden zij een kritische blik op wat zij tot nu toe hadden gedaan. Surplus schakelde TwynstraGudde in voor een tweedaagse Incompany Training Portfoliomanagement.

Foto: Surplus

Surplus heeft grote ambities, zoals het verbeteren van de zorgkwaliteit, innovaties doorvoeren op diverse zorglocaties en het implementeren van een nieuw zorgregistratiesysteem. Hoewel ze gebruik maakten van methodieken als A3-plannen en Theory of Change, was er onvoldoende integrale prioritering en sturing op de projecten en programma’s. Deze werden opgestart zonder dat ze altijd goed werden afgestemd of getoetst. Portfoliomanagement helpt om te sturen op het gehele portfolio van projecten en programma’s en om hier keuzes in te maken: wat doen we nu, later of niet meer? Het gaat over de balans vinden tussen wat je wil én wat je kan.

Tweedaagse Incompany Training portfoliomanagement

TwynstraGudde ontwikkelde een tweedaagse Incompany Training Portfoliomanagement, volledig afgestemd op de specifieke situatie en vraagstukken van Surplus. Het doel van de training is om een gedeeld beeld en gedeelde taal rondom portfoliomanagement te creëren bij de deelnemers én het vervolg ervan bepalen binnen de organisatie.

Voorafgaand aan de training spraken we uitvoerig met sleutelfiguren binnen de organisatie. En we analyseerden beschikbare documenten. Tijdens de tweedaagse training kregen de deelnemers uitleg over de basisprincipes van portfoliomanagement, met inspirerende praktijkvoorbeelden van andere organisaties. Deze theorie werd direct gekoppeld aan specifieke situaties van Surplus, waarbij hun eigen plannen kritisch werden getoetst en besproken.

Een belangrijk onderdeel van de training was de toepassing van portfoliomanagement in de context van Surplus. Door tussentijdse oefeningen, zoals een portfoliogame, oefende de groep in het prioriteren van projecten en het toepassen van een afwegingskader. Dit proces zorgde niet alleen voor nieuwe inzichten, maar ook voor een gedeeld beeld van de koers die nodig was.

'Tijdens de training kwamen meerdere eye-openers langs, over wat portfoliomanagement wel en niet is en over de rolverdeling daarbij. We hebben het als groep kunnen doorleven en dat was heel waardevol voor ons vervolg. Samen met de trainers hebben we nagedacht over hoe hun verhaal het beste aansluit bij onze context.'

Lisette Schipper, Secretaris raad van bestuur bij Surplus

Meer rust, focus en duidelijkheid

De tweedaagse training leverde nog meer op dan verwacht. De deelnemers kregen niet alleen een beter begrip van portfoliomanagement, maar kwamen ook tot belangrijke besluiten. Iedereen, van bestuurders tot managers en medewerkers, was het erover eens dat het nodig was om pas op de plaats te maken. Nieuwe projecten starten ze voorlopig niet op. De focus ligt in de eerste plaats op het inrichten van het portfolioproces. De training bracht rust, focus en duidelijkheid binnen de organisatie, waarbij iedereen hetzelfde beeld heeft van de werkwijze en de bijbehorende randvoorwaarden.

'Het was eigenlijk een tweedaagse werksessie, waarin we écht als groep, met deskundige begeleiding, hebben gesproken hoe deze methode ons kan helpen en wat dat van eenieder vraagt. Precies wat we nodig hadden.'

Thomas van der Vange, programmamanager bij Surplus

Waarom TwynstraGudde?

Portfoliomanagement is één van onze expertises. We helpen opdrachtgevers bij overheden, in de zorg en in het onderwijs. Effectief portfoliomanagement leidt tot meer overzicht en grip op projecten en programma’s en daarmee op de organisatiedoelen. We brengen niet alleen theoretische kennis mee, maar spelen ook snel en efficiënt in op specifieke behoeften van onze opdrachtgevers: van een volledige opstart van portfoliomanagement tot het aansluiten op bestaande methodes.

Wil je ook aan de slag met portfoliomanagement? We bieden een tweedaagse training portfoliomanagement met een zeer praktijkgerichte insteek. Neem gerust contact met ons op.