Dit Privacy Statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in de dienstverlening van TwynstraGudde, die bestaat uit:
- Advies
- Management (interim en vast)
- Opleidingen
Ten behoeve van deze dienstverlening verwerken wij persoonlijke gegevens van kandidaten, medewerkers, (mogelijke) klanten en leveranciers. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om en zorgen dat ze veilig zijn. Dat lijkt ons niet meer dan logisch. Welke gegevens we vragen en waarvoor we ze nodig hebben staat omschreven in dit privacy statement, alsmede wat uw rechten zijn, met wie wij gegevens delen en hoe lang wij deze gegevens bewaren.
Onze medewerkers en kandidaten van TwynstraGudde waar wij succesvol bemiddeld hebben, informeren wij separaat over de verwerking van hun persoonsgegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke
De verantwoordelijke organisatie voor de verwerking van persoonsgegevens is TwynstraGudde Holding B.V. en alle aan haar gelieerde ondernemingen, gevestigd aan de Oliemolenhof 14-A 3812 PB te Amersfoort, ingeschreven bij de KvK onder nummer 31032713. BTW nummer NL008611488B01.
Waarvoor gebruikt TwynstraGudde persoonsgegevens?
Wanneer een kandidaat solliciteert of in aanmerking komt voor een interim opdracht, als wij een opdrachtgever werven of er diensten aan verlenen, als wij partijen met elkaar in contact brengen, projecten uitvoeren of adviezen uitbrengen, een vraag beantwoorden, een nieuwsbrief versturen of bij een bezoek aan onze website, verzamelt TwynstraGudde persoonsgegevens. Deze gebruiken wij voor de volgende doeleinden:
A. Werving en selectie kandidaten TwynstraGudde (kandidatenportal) en TwynstraGudde Interim Management en Executive Search
Voor onze werving en selectie voor zowel advies als managementwerkzaamheden verzamelen wij gegevens van kandidaten voor een functie bij ons in loondienst, voor een interim opdracht of voor een vast dienstverband bij onze opdrachtgevers. Van kandidaten verzamelt TwynstraGudde:
- contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
- CV en andere door kandidaten verstrekte informatie, waaronder naam, geslacht, geboortedatum, arbeidsverleden, opleiding, diploma´s, certificaten en vaardigheden, werkervaring, referenties, en overige gegevens die een kandidaat verstrekt, zoals bijvoorbeeld foto’s;
- gegevens van vacatures die TwynstraGudde voor een kandidaat heeft geselecteerd en/of vacatures waarop kandidaten solliciteren;
- loginnaam en wachtwoord voor het TwynstraGudde kandidatenportal;
- gegevens over het gebruik van de kandidatenportal.
De wettelijke grondslag voor het verwerken van deze gegevens is de uitvoering van een overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
B. CRM, accountmanagement , financiële administratie
TwynstraGudde verzamelt contactgegevens van (potentiële) opdrachtgevers, interim managers en belangstellenden om uitvoering te geven aan CRM en accountmanagement. In dat kader kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:
- Zakelijke contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
- Organisatie, afdeling;
- Geslacht;
- Functie;
- Contract en projecthistorie;
- Contacthistorie;
- Financiële gegevens;
- Betaalinformatie.
De wettelijke grondslag voor het verwerken van deze gegevens is de uitvoering van een overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
C. Advies en projectmanagement
In het kader van onze advisering- en projectmanagement activiteiten voor opdrachtgevers verzamelen wij persoonsgegevens van medewerkers van hen ten behoeve van de dienstverlening, bijvoorbeeld om hen toegang te verschaffen tot een projectsite of met hen te communiceren in het kader van de planning, uitvoering en advisering.
De wettelijke grondslag voor het verwerken van deze gegevens is de uitvoering van een overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
TwynstraGudde als verwerker
Indien en voor zover TwynstraGudde in het kader van een opdracht- of adviseringstraject persoonsgegevens verwerkt van relaties van de opdrachtgever, bijvoorbeeld in het kader van een onderzoek of verkenning, kwalificeert TwynstraGudde als Verwerker in de zin van de AVG. Dit privacy statement ziet alleen toe op situaties waarin TwynstraGudde Verwerkingsverantwoordelijke is. In het geval TwynstraGudde optreedt als verwerker voor een opdrachtgever sluiten wij met de opdrachtgever een verwerkersovereenkomst._
D. Interim management en executive search
Wanneer TwynstraGudde de inzet van een kandidaat bemiddeld heeft, bewaren wij informatie over deze opdrachten en gegevens over de inzet van de kandidaat, contactgeschiedenis en aan- en/of opmerkingen van opdrachtgevers. Deze verslagen komen voort uit informatie die wij direct van de kandidaat hebben gekregen, openbare bronnen en derde partijen, waaronder opdrachtgevers.
De wettelijke grondslag voor het verwerken van deze gegevens is de uitvoering van een overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
E. Opleiding
TwynstraGudde biedt opleidingen voor individuele deelnemers van organisaties. Voor dit doel worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
- Zakelijke contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
- Organisatie, afdeling;
- Geslacht;
- Functie;
- Financiële gegevens;
- De gekozen opleiding, cursus, e-learning.
De wettelijke grondslag voor het verwerken van deze gegevens is de uitvoering van een overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
F. Marketing en communicatie
TwynstraGudde verzamelt persoonsgegevens van contactpersonen van (potentiële) opdrachtgevers, relaties en geïnteresseerden en om hen via verschillende kanalen op de hoogte te houden van actualiteiten, activiteiten, producten en diensten van TwynstraGudde of om op een andere manier met hen in contact treden. Gegevens worden verzameld bij het aangaan van een overeenkomst, het abonneren op de e-mailnieuwsbrief, het bezoeken van de website, het stellen van een vraag aan één van onze medewerkers, het informeren naar activiteiten, liken op social media of wanneer u op een andere manier met TwynstraGudde in contact treedt. Voor marketingcommunicatie verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:
- Contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
- Organisatie, afdeling;
- Sector;
- Geslacht;
- Functie;
- Contact c.q. contracthistorie;
- Open en clickgedrag op de nieuwsbrief;
- Gegevens over het gebruik van onze websites of apps. Bijvoorbeeld een IP-adres, de versie van het besturingssysteem en instellingen van het apparaat dat wordt gebruikt om de website te bezoeken, alsmede gegevens over het gebruik van de website, zoals het tijdstip van het bezoek, zoekopdrachten die binnen de sites worden gebruikt en de onderwerpen die worden bekeken;
- Webbezoek: Met behulp van cookies kan TwynstraGudde op basis van websitegedrag relevante doelgroepen en segmenten duiden en gericht benaderen. Meer hierover leest u in ons cookiestatement.
Nieuwsbrief en e-mail
TwynstraGudde stuurt gesegmenteerde e-mails voor bepaalde thema’s, zoals bijvoorbeeld huisvesting, de energietransitie of zorg. Hiervoor kunt u zich altijd uitschrijven via de link onderaan onze e-mail.
De wettelijke grondslagen voor het verwerken van deze gegevens zijn:
- Toestemming: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor het verwerken van zijn gegevens, bijvoorbeeld in het geval van het versturen van de nieuwsbrief of het plaatsen van cookies.
- Gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde. Dit is het bijvoorbeeld het geval als wij bepaalde informatie opslaan over contact en contracthistorie om onze relaties beter te kunnen bedienen.
Met wie deelt TwynstraGudde persoonsgegevens?
Opdrachtgevers
TwynstraGudde verstrekt opdrachtgevers gegevens van kandidaten zoals omschreven in dit privacy statement. Dit is noodzakelijk in het kader van de dienstverlening van TwynstraGudde, advies en (interim) management. De kandidaat wordt hierover separaat geïnformeerd bij het aangaan van de arbeids- of opdrachtovereenkomst.
Dochtermaatschappijen
Op basis van het gerechtvaardigd belang kunnen werkmaatschappijen onder de TwynstraGudde Holding persoonsgegevens uitwisselen voor bijvoorbeeld accountmanagement of marketing doeleinden.
Verwerkers
TwynstraGudde kan bij de uitvoering van haar dienstverlening andere partijen inschakelen. Voor zover deze derden bij het uitvoeren van hun diensten Persoonsgegevens verwerken, doen zij dit in hoedanigheid van verwerker voor TwynstraGudde. Met alle verwerkers sluiten wij overeenkomsten waarin privacy en IT security worden geborgd.
Autoriteiten
Op basis van een wettelijke verplichting of op verzoek van de rechtbanken kunnen deze gegevens ook worden overgedragen aan de autoriteiten (politie, belastingdienst, enz.).
Doorgifte buiten de Europese Unie
TwynstraGudde kan persoonsgegevens delen met organisaties in Europa, maar soms ook met partijen buiten de zogeheten Europese Economische Ruimte (EER). Gaat het om bedrijven buiten de EER dan deelt TwynstraGudde alleen persoonsgegevens als de bescherming persoonsgegevens voldoende gewaarborgd is.
Uw rechten
Recht op inzage
U heeft te allen tijde en zonder kosten het recht op inzage van uw persoonsgegevens en op informatie over hoe die verwerkt worden. Het recht op inzage omvat: informatie dat TwynstraGudde uw persoonsgegevens gebruikt, om welke gegevens het gaat, met welk doel, aan wie gegevens zijn verstrekt en de herkomst ervan (indien bekend). Het TwynstraGudde kandidatenportaal biedt rechtsreeks de mogelijkheid op elk moment uw persoonsgegevens in te zien.
Recht op het corrigeren van de verzamelde persoonsgegevens
U heeft het recht om correctie van uw persoonsgegevens te vragen. Het recht op correctie houdt in dat u TwynstraGudde mag vragen persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dit kan als de persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt. Het TwynstraGudde kandidatenportaal biedt rechtsreeks de mogelijkheid op elk moment uw persoonsgegevens te wijzigen.
Recht op vergetelheid
Als het voor TwynstraGudde niet meer noodzakelijk is om uw gegevens te bewaren of verwerken, kunt u vragen te stoppen met de verwerking van persoonsgegevens (of dat beperken) of de persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk te wissen. Wij kunnen aan dit verzoek niet altijd gehoor geven. Als u bijvoorbeeld opdrachtgever van ons bent geweest vereist de belastingdienst dat wij financiële gegevens 7 jaar bewaren. Ook indien u vraagt of wij u niet meer willen benaderen met marketing moeten we uw gegevens onthouden, juist om u van onze toekomstige campagnes uit te kunnen sluiten. Als we geen gehoor geven aan uw verzoek, krijgt u van ons uiteraard de reden.
In het kandidatenportal kunt zelf uw profiel (en alle hiermee verband houdende persoonsgegevens) verwijderen.
Recht op dataportabiliteit
U kunt, indien u dit wenst gegevens die u aan ons heeft verstrekt in een machine leesbaar formaat krijgen, bijvoorbeeld omdat u deze wilt doorgeven aan een andere instantie.
U kunt via het kandidatenportaal uw persoonsgegevens downloaden.
Recht om bezwaar te maken
Voor zover de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op de rechtmatige belangen van TwynstraGudde (en niet op andere verwerkingsgronden) heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens. Zo kunt u bijvoorbeeld bezwaar maken tegen het ontvangen van gerichte informatie over onze dienstverlening.
Indien u gebruik wilt maken van uw rechten dan kunt u een e-mail sturen naar privacy@tg.nl.
Hoe lang bewaart TwynstraGudde persoonsgegevens?
TwynstraGudde bewaart persoonsgegevens voor zo lang dat nodig is om diensten aan u te verlenen, dit wettelijk is toegestaan of totdat u uw toestemming intrekt of een verzoek indient om uw gegevens te verwijderen.
- Financiële gegevens bewaren wij gedurende minimaal 7 jaar na sluiting van het financiële boekjaar.
- Persoonsgegevens worden verstrekt in het kader van een sollicitatieprocedure en worden een maand na het beëindigen van de procedure verwijderd, tenzij andere afspraken worden gemaakt. Bijvoorbeeld over opname in een bestand. In dat geval bewaren wij persoonsgegevens maximaal een jaar.
- Zolang kandidaten een account hebben of gebruik maken van het kandidatenportaal verwerkt TwynstraGudde persoonsgegevens. Bij verwijdering van een account, worden gegevens ook door TwynstraGudde verwijderd.
- Voor het bestand interim-managers via TGIM BV geldt dat u door het antwoorden op onze bevestigingsmail toestemming verleent aan TwynstraGudde om uw persoonsgegevens gedurende de periode van twee jaar in het bestand te houden. Aan het eind van deze periode zullen wij contact met u opnemen of u instemt met verlenging van deze periode.
Hoe beveiligt TwynstraGudde persoonsgegevens?
TwynstraGudde neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, (onopzettelijke) vernietiging of verspreiding of enige andere vorm van misbruik. We maken gebruik van beveiligde verbindingen. Gegevens worden altijd versleuteld verzonden, zowel aan interne als bevoegde externe partijen. In de kandidatenportal worden gegevens ‘gehasht’ opgeslagen. Binnen TwynstraGudde zijn persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die daar vanuit hun functie toe bevoegd zijn vanuit een least privileged principe.
Responsible disclosure
TwynstraGudde heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen om (persoonlijke) informatie te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, diefstal of verlies. Desondanks kan het voorkomen dat er een kwetsbaarheid is in onze informatiebeveiliging. Als u denkt dat u een zwakke plek heeft gevonden, horen wij dit graag en willen wij met u samenwerken om dit zo spoedig mogelijk te onderzoeken.
Als u ons een redelijke termijn geeft om te reageren op uw melding alvorens informatie bekend te maken en als u de nodige inspanningen verricht om schendingen van privacy, vernietiging van data en onderbreking of verslechtering van onze dienst tijdens uw onderzoek te voorkomen, zullen wij geen rechtszaak tegen u beginnen of justitie verzoeken onderzoek naar u te doen, tenzij wij gronden hebben om te geloven dat uw handelen niet te goeder trouw is. Wij zullen bij de behandeling van een melding de leidraad Coordinated Vulnerability Disclosure van het NCSC volgen.
Vragen?
Heeft u vragen of opmerkingen over het privacy statement van TwynstraGudde dan kunt u deze richten aan privacy@tg.nl
Klachten
Wij helpen u graag indien u een klacht heeft over onze organisatie. U kunt dan een mail sturen naar privacy@tg.nl. Op grond van de privacywetgeving heeft u tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via dit formulier.
Wijzigingen privacy statement
TwynstraGudde behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement.
November 2021
