Samenwerking (BATman) tussen project en beheer

Het afgelopen jaar heb ik gewerkt als ‘BATman’. Dat klinkt als een dubbelleven in bijpassend kostuum, maar in de praktijk betekent dit dat ik zo goed mogelijk twee werelden met elkaar verbind: de wereld van het project en die van de beheerder.

Verschillende dynamieken en doelstellingen

De samenwerking tussen ‘project en beheer’ is een diepgewortelde uitdaging: beide organisaties hebben hun eigen, geheel verschillende, dynamiek en doelstellingen. Deze verschillen zijn inherent aan de rollen, maar hierdoor is de samenwerking in veel gevallen stroef en ontstaat frustratie. Dit gaat bijvoorbeeld over frustratie aan de kant van het project over de inzet van de beheerorganisatie om af te stemmen en aan de kant van de beheerder wanneer misverstanden ontstaan over het uiteindelijke projectresultaat.

Samenwerken aan de realisatie van het object

In de regel vindt de realisatie of renovatie van een fysiek object plaats in een projectomgeving en moet het nieuwe of gerenoveerde object uiteraard worden beheerd. Het object moet dan gedeeld worden door de project- en beheerorganisatie en samenwerking – of tenminste afstemming – is daarbij een vereiste. Het project moet bijvoorbeeld een business case en klanteisen uitwerken en heeft hiervoor informatie van de beheerorganisatie nodig. Andersom heeft de beheerorganisatie informatie van het project nodig, bijvoorbeeld over de planning – wanneer is het object beschikbaar? – en natuurlijk in de vorm van een overdrachtsdossier.

Hoe gaat de beheerder aan tafel met deze tegenstelling om?

Organisaties kunnen op verschillende manieren invulling geven aan de samenwerking tussen project en beheer om de spanningsvelden niet te laten ontsporen in frustratie of het negeren van elkaar. Ik zie dat de crux van de samenwerking zit in het erkennen en overbruggen van de verschillende belangen tussen de organisaties. Een manier om dat te doen is door expliciet afspraken en beslismomenten vast te leggen over klanteisen, verificatie en validatie en commissioning.

Ik ervaar dat – in het bijzonder bij complexe projecten – een liaison vanuit beheer nodig is voor de samenwerking tussen project en beheer. In deze rol ben ik een verbinder en heb ik één been in de beheerorganisatie en één been in de projectorganisatie. Ik vervul deze rol concreet door aanspreekbaar te zijn bij beide organisaties en door te werken aan een aantal taken zoals:

Het overbrengen van het standpunt van de beheerder;
Overzicht en begrip creëren en indien nodig emotie/frustratie wegnemen;
Informatie en acties van project en beheer verzamelen en agenderen/uitzetten;
Processen inrichten, bijvoorbeeld voor het honoreren van klanteisen;
Het vastleggen van de afspraken tussen project en beheer.

Wil je van gedachten wisselen over de samenwerking tussen project en beheer? TwynstraGudde helpt je graag met het vinden van de juiste aanpak in dit vraagstuk. Neem contact op met Joost Meijer, jmi@tg.nl

Werken aan transities

Maatschappelijke transities

Impact

Opleiden

Wie we zijn

Ontdek

Recente vacatures

Organisatieadviseur Laadinfrastructuur

(Ervaren) Adviseur en Projectmanager Zorghuisvesting

Impact

Onze impact

Onze resultaten bij opdrachtgevers

Werken bij

Maak kennis

Recente vacatures

Organisatieadviseur Laadinfrastructuur

(Ervaren) Adviseur en Projectmanager Zorghuisvesting

Waar wij aan werken

Wie we zijn

Impact op morgen

Recente vacatures

Organisatieadviseur Laadinfrastructuur

(Ervaren) Adviseur en Projectmanager Zorghuisvesting

Blog Samenwerking (BATman) tussen project en beheer

Verschillende dynamieken en doelstellingen

Samenwerken aan de realisatie van het object

Twee contrasten

Hoe gaat de beheerder aan tafel met deze tegenstelling om?

Neem contact op met één van onze mensen

Joost Meijer

Neem contact op met één van onze mensen

Joost Meijer