Blog 7 aandachtspunten voor flexibiliteit in je facilitaire contract

De wens naar flexibiliteit in de facilitaire dienstverlening hing al langer in de lucht, maar kwam in een stroomversnelling tijdens de coronapandemie. Voor veel organisaties was dit een ongrijpbaar fenomeen; hoe lang het zou duren, hoe niet nagekomen verplichtingen zouden worden aangepakt en hoe het de manier van werken blijvend zou beïnvloeden. Tegenwoordig duikt de term VUCA (volatility, uncertainty, complexity and ambiguity) steeds vaker op om de verschillende dimensies van de "onbeheersbare" omgeving te dekken.

Toegevoegd door Jesse Manenschijn-Ghuijs op 9 februari 2023

Hoe kun je daar binnen je contracten en samenwerkingen mee omgaan? Ik neem je graag mee in je zoektocht.

Wat versta jij onder flexibiliteit?

Weer zo’n containerbegrip: flexibiliteit. Heb je het wel over hetzelfde als jouw gesprekspartner? Bedenk goed wat voor jouw organisatie van toegevoegde waarde is. Door de behoefte duidelijk te formuleren voorkom je dat vraag en aanbod niet op elkaar aansluiten. Besef je daarnaast dat je betaalt voor onzekerheid. De kosteneffectiviteit van het integreren van flexibiliteit blijft één van de grootste onzekerheden, aangezien deze afhangt van de mate waarin de getroffen flexibiliteitsvoorzieningen daadwerkelijk worden benut.

Wat zijn jouw belangen?

Het is facilitaire professionals aan te bevelen met elkaar in gesprek te gaan over de gewenste flexibiliteit en te onderzoeken hoe hier vanuit zowel opdrachtgevers- als opdrachtnemersperspectief aan tegemoet gekomen kan worden. Voor velen blijkt dit een uitdaging, maar de urgentie neemt, gezien de veranderende omstandigheden waarin we ons bevinden, toe. In de praktijk zie ik dat opdrachtgevers vaak belang hebben bij het invullen van het ‘wat’. Denk daarbij aan het definiëren van de klantvraag, het op-/afschalen van dienstverlening, behoefte aan een ander kwaliteitsniveau of doorontwikkeling. Aanbieders geven graag invulling aan het ‘wanneer’ en ‘hoe’; de processen en het ondernemer kunnen zijn. Alleen het bespreekbaar maken van wensen en behoeften is al een belangrijk begin!

Hoe lang wil je samenwerken?

Op het eerste gezicht lijkt een korte contractduur het meest flexibel, omdat je als opdrachtgever vaak kunt wisselen tussen aanbieders. Sommigen zijn van mening dat dit hen altijd voorziet in een marktconform aanbod. Ik deel deze mening niet. Flexibiliteit gaat vaak gepaard met onzekerheid en daarom zal de opdrachtgever betalen voor het inbouwen hiervan. Leveranciers zullen namelijk proberen om hun winst te beschermen. Investeren in flexibiliteit door middel van lange termijn samenwerkingen lijkt de moeite waard. Daarnaast leren partners elkaar steeds beter kennen gedurende de looptijd van de samenwerking. Daardoor wordt het steeds minder tijdsintensief om de dienstverlening op het gewenste niveau te krijgen en ontstaat er ruimte voor doorontwikkeling en vernieuwing. Daarnaast is het voordeel van kiezen voor een langere contractduur beperkte inkoop- en wijzigingskosten.

Mijn ervaring leert ook dat er vaak een correlatie is tussen de resterende looptijd van een facilitair contract en de waardering die opdrachtgevers hebben voor hun dienstverleners. Na de implementatieperiode geldt vaak; hoe langer de resterende looptijd van het contract, hoe meer waardering. Een reden voor het verschil in tevredenheid kan zijn dat er voor aanbieders met een aflopend contract geen prikkels meer zijn om te innoveren of te verbeteren. Binnen de contracten van onbepaalde duur is deze waardering het hoogst. Deze aanbieders lijken een groter verantwoordelijkheidsgevoel te hebben om te innoveren en hun dienstverlening continu te verbeteren. Men is echt op elkaar aangewezen en moet samen optrekken om er een succes van te maken.

Zowel het verantwoordelijkheidsgevoel om te blijven ontwikkelen als de mate van samenwerking tussen de partners lijken belangrijke randvoorwaarden om de nodige contractflexibiliteit te krijgen in deze veranderlijke tijden.

7 dingen om je af te vragen als je flexibiliteit in je facilitaire contract wenst

Wat is je scope?

De basis voor flexibiliteit wordt gelegd in de aanbestedings- of precontractuele fase van een samenwerking. In de praktijk zie ik dat in deze fase vaak nog helemaal niet nagedacht wordt over onvoorziene omstandigheden en mogelijke veranderingen. Sta er eens bewust bij stil. Wat kun je de potentiële dienstverlener wél vertellen over de toekomst? Misschien kun je geen forecast geven van het aantal pandgebruikers, maar kun je wel omschrijven welke data beschikbaar is, wie stakeholders zijn, wat de organisatiestrategie is en welke organisatieontwikkelingen er spelen. Ook het in kaart brengen van historische data (vierkante meters, gebruikscijfers, spend) kan leveranciers helpen om een goede aanbieding te doen.

Geen oude aanbesteding uit de kast trekken

Heb je je wel eens beseft dat als je een oude aanbesteding uit de kast trekt, de inhoud daarvan al veel eerder bedacht is? En je je dus laat beperken in de creativiteit, je meer krijgt van hetzelfde en dit ook nog eens achterhaald is? Een simpele rekensom: bij een contract van zes jaar is de onderliggende strategie vaak al een paar jaar van te voren bedacht. Tel daarbij op de tijd voor de nieuwe procedure en de implementatieperiode en je bent zo tien jaar verder!

Benut je alle ruimte van de aanbestedingswet?

Op grond van de aanbestedingswet mogen overheidsorganisaties na gunning geen substantiële wijzigingen aanbrengen in de voorwaarden van contracten. Om te voorkomen dat er opnieuw aanbesteed moet worden is het belangrijk om op voorhand een goed beeld te vormen van de beoogde dienstverlening (aard, omvang) en welke wijzigingen op voorhand worden voorzien. Als contracten niet flexibel genoeg zijn om op veranderingen in te spelen, kan dit leiden tot gedwongen beëindiging van contracten en voortijdig vertrek van gecontracteerde leveranciers. Dit komt het opgebouwde kwaliteitsniveau en de intentie van langdurige samenwerkingen niet ten goede.

Indien deze wens bestaat: omschrijf de scope van de dienstverlening dan niet té strak. Je zou ook kunnen omschrijven welke diensten mogelijk later nog afgenomen kunnen worden (opties). Let wel op dat hier in het contractvolume (€) rekening mee gehouden wordt. Dit geldt ook voor het meerekenen van de optionele verlengingstermijnen, want ook dat wordt wel eens vergeten. Ook de vroegtijdige financiële uitnutting van het contract kan zorgen voor vroegtijdige ontbinding.

Geen situatie is hetzelfde. Veel professionals vinden het moeilijk om wetteksten te interpreteren en bij gebrek aan eenduidige antwoorden wordt vaak gekozen voor de veilige weg. Toch is er soms meer mogelijk dan je denkt. Zo werd er tijdens de coronapandemie meerdere keren geoordeeld dat er geen sprake was van een substantiële wijziging. Inmiddels is er in de jurisprudentie redelijk scherp omschreven wanneer er sprake is van een wezenlijke wijziging en wanneer niet. Deze uitspraken bieden perspectief voor bestaande en toekomstige samenwerkingsverbanden. Sowieso raad ik aan om je ogen open te houden voor wat er buiten je eigen organisatie gebeurt, want daarbuiten is veel inspiratie.

'Houd je ogen open voor wat er buiten je eigen organisatie gebeurt, want daarbuiten is veel inspiratie.'

Hoe creëer je flexibiliteit op basis van het contract en de relatie?

Contractdocumenten bevatten vaak geen mechanismen om met onvoorziene omstandigheden om te gaan. Er zijn allerlei clausules om je contract mee dicht te timmeren. Maar besef je, los van of je dat al zou moeten willen, dat het onmogelijk is om alle toekomstige scenario’s in een contract te vatten. Voor strategische producten of diensten loont het vaak om ook te investeren in de relatie. Zeker gezien de kwetsbare marktomstandigheden. In zakelijke samenwerkingen wordt steeds vaak vertrouwd op goede persoonlijke relaties tussen partners. Over het algemeen verwachten zij van elkaar dat ze zich redelijk gedragen, maar gezien hun vooringenomenheid ten aanzien van hunzelf kan het zijn dat deze opvattingen niet overeenkomen. Om dit het hoofd te bieden wordt er geëxperimenteerd met het ‘sociale contract’ of een ‘partnerovereenkomst’. Het kan gezien worden als een intentieverklaring waarin uitgesproken wordt dat men elkaar interessant vindt en met elkaar verder wil, bevat gezamenlijke lange termijn doelstellingen, sociale omgangsvormen en communicatieprocessen. Op zichzelf heeft het geen juridische waarde, maar het helpt partijen wel om het gesprek te starten over belangen, positieve energie te creëren en minder tastbare zaken met elkaar op te lossen. Het creëert vertrouwen en biedt, naast het juridische contract, een basis om samen een goed product of goede dienstverlening te realiseren en te borgen.

Relationele aspecten van contractbeheer zijn belangrijk om te anticiperen op toekomstige veranderingen. Zowel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer als tussen de verschillende partijen die betrokken zijn bij het interne inkoopproces. De samenwerking tussen degenen die het contract opstellen en degenen die het uitvoeren en beheren, is een van de succesfactoren bij het omgaan met flexibiliteitsproblemen in contracten.

Of je nu kiest voor een sociaal contract of niet; toekomstbestendige contracten zouden processen moeten kennen om op verandering in te spelen en zouden een sterke terugkoppeling moeten faciliteren tussen monitoring en besluitvorming.

Hoe verkrijg je flexibiliteit gedurende de gehele levenscyclus van een samenwerking?

Het kiezen voor een toekomstbestendig contract vergt aandacht in de gehele levenscyclus van een samenwerking. Zoals te lezen was begint het bij een goede strategievorming en marktuitvraag, maar vraagt het ook heel wat sociale vaardigheden in de managementfase. Een ding is zeker: het hangt allemaal met elkaar samen. Is flexibiliteit een wens in de kwalitatieve uitvraag? Zorg er dan voor dat dit past bij de manier waar op de prijs wordt uitgevraagd, er met elkaar afgerekend wordt, de manier waarop prestaties gemonitord worden en er samenhang is met de overige aanbestedingsstukken (inkoopvoorwaarden, concept contract en partnerovereenkomst). Wanneer mogelijk is het natuurlijk het mooist wanneer deze samen worden opgesteld.

Meer weten?

Wil je verder van gedachte wisselen over flexibiliteit in de facilitaire dienstverlening en hoe dit zou werken voor jouw organisatie? Ik praat er met plezier een half uurtje met je over in een eerste digitale kennismaking. Stuur mij een berichtje en ik neem snel contact met je op.

TwynstraGudde is specialist op het gebied van huisvesting, vastgoed en facility management. Dagelijks helpen wij diverse opdrachtgevers op dit gebied.

Meer inzichten

Nieuwsbericht

Neem contact op met

Jesse Manenschijn-Ghuijs

Adviseur Huisvesting, Vastgoed en Facility management

Alle mensen

Neem contact op met

Jesse Manenschijn-Ghuijs

Adviseur Huisvesting, Vastgoed en Facility management

Alle mensen

Werken aan transities

Impact

Opleiden

Wie we zijn

Recente vacatures

Organisatieadviseur Laadinfrastructuur

(Ervaren) Adviseur en Projectmanager Zorghuisvesting

Impact

Onze resultaten bij opdrachtgevers

Werken bij

Recente vacatures

Organisatieadviseur Laadinfrastructuur

(Ervaren) Adviseur en Projectmanager Zorghuisvesting

Waar wij aan werken

Wie we zijn

Impact op morgen

Recente vacatures

Organisatieadviseur Laadinfrastructuur

(Ervaren) Adviseur en Projectmanager Zorghuisvesting

Blog 7 aandachtspunten voor flexibiliteit in je facilitaire contract

Wat versta jij onder flexibiliteit?

Wat zijn jouw belangen?

Hoe lang wil je samenwerken?

Wat is je scope?

Geen oude aanbesteding uit de kast trekken

Benut je alle ruimte van de aanbestedingswet?

Hoe creëer je flexibiliteit op basis van het contract en de relatie?

Hoe verkrijg je flexibiliteit gedurende de gehele levenscyclus van een samenwerking?

Meer weten?

Meer inzichten

Nieuw contract facilitaire dienstverlening en adviesdiensten voor FMHaaglanden

Toekomstvisie op de werkomgeving - 4 scenario's voor 2027

7 aandachtspunten voor flexibiliteit in je facilitaire contract

Bekijk alle inzichten

Neem contact op met

Jesse Manenschijn-Ghuijs

Neem contact op met

Jesse Manenschijn-Ghuijs