Aanpak De juiste prioriteiten stellen met portfoliomanagement

In iedere organisatie moet je dealen met schaarse menskracht, expertises en (financiële) middelen. Welk project of programma start je op en welk niet? Welke initiatieven kunnen snel worden gerealiseerd of hebben de grootste impact? Waarom haal je sommige projecten naar voren en zet je andere in de wacht? Keuzes zijn vaak pijnlijk, maar je ontkomt er niet aan. Welke afweging maak je?

Portfoliomanagement helpt je om heldere prioriteiten te stellen. Dat vergroot het draagvlak voor je keuzes en draagt bij aan goede samenwerking. Maar wat is portfoliomanagement?

Portfoliomanagement is ‘het continue vaststellen van de optimale balans tussen verschillende activiteiten en de beschikbare middelen, om de strategische doelstellingen van de organisatie te bereiken’. Dit betekent concreet:

Het efficiënt inzetten van de middelen, zoals tijd en geld.
Is gericht op het uitvoeren van de juiste programma’s, projecten en andere activiteiten.
Sluit aan bij de strategische doelstellingen van de organisatie.
Houd rekening met de risico’s en kansen uit de omgeving.
Vult met regelmaat het portfolio en (her)waarderen van activiteiten als en continue en doorlopend proces aan.

Portfoliomanagement uitgelegd aan de hand van een metafoor

We gebruiken de metafoor van een weg om uit te leggen wat portfoliomanagement is. Er zijn slagbomen met afslagen, een rotonde en een parkeerplaats. De vervoersmiddelen zijn de verschillende programma’s, projecten en overige activiteiten. Elke slagboom is een keuzemoment. Bij elke slagboom vindt er een controle plaats en mag de activiteit door(rijden) of gaat het de afrit af, omdat deze niet voldoet. De rotonde representeert het uitvoeringsproces. Als er onvoldoende middelen beschikbaar zijn, maar de activiteit moet wel uitgevoerd worden, wordt het tijdelijk op de parkeerplaats gestald. De activiteit gaat pas de rotonde af als deze gereed is, of vanwege een majeure afwijking.

Drie processen van portfoliomanagement

Portfoliomanagement bestaat uit drie processen (fases): het aanmeldproces, afwegingsproces en het uitvoeringsproces.

Aanmelden

Bij het aanmelden, stel je de vraag ‘Wat hebben we allemaal?’ Je inventariseert en categoriseert de lopende programma’s, projecten en activiteiten. Je kijkt welke acties er volgen uit het jaar-/meerjarenplan, het strategisch plan en/of de investeringsagenda. En welke nieuwe ambities er zijn gesteld die resulteren in activiteiten. Op basis hiervan wordt de scope van het portfolio vastgesteld.

Afwegen

Het afweegproces bestaat uit drie stappen, te weten: selecteren, prioriteren en plannen. Als eerste wordt antwoord gegeven worden op de vraag ‘Willen we het?’ Hiervoor worden de activiteiten getoetst aan de visie/missie, doelen en/of strategie (van de organisatie). Activiteiten die onvoldoende bijdragen, worden niet geselecteerd en dus niet opgenomen in de portfolio.

Bij de tweede stap (slagboom) ‘Wat heeft prioriteit?’ worden de activiteiten geprioriteerd aan de hand van op maat gemaakte criteria. Die gaan onder andere over uitvoerbaarheid, rendement, relevantie voor stakeholders en risico’s. Activiteiten waar onvoldoende middelen voor zijn, te weinig bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie of te weinig rendement opleveren, krijgen een lage prioriteit.

De derde en laatste stap (slagboom) is het plannen van de activiteit met de vraag ‘Doen we het nu?’ We wegen de activiteit af op basis van beschikbare mensen, expertises en middelen. De beschikbaarheid dan wel uitputting van de middelen bepaalt welke activiteiten nu uitgevoerd kunnen worden en welke activiteiten eerst ‘geparkeerd’ moeten worden, totdat er weer middelen vrijkomen.

Uitvoeren

Het laatste proces is het uitvoeringsproces, hierin stel je de vraag ‘Loopt het goed?’ In de uitvoering monitor je het gebruik van mensen, expertises en middelen. Indien er meer middelen nodig zijn, zal een activiteit opnieuw het afwegingsproces in moeten. Dit geldt ook bij majeure afwijkingen in de programma’s, projecten en andere activiteiten Hiermee wordt bedoeld dat de activiteit niet meer voldoet aan de scope van één van beheeraspecten TGKIOR (Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie, Organisatie, Risico’s). En als het beoogde resultaat is bereikt, moet een activiteit worden afgerond. Dan ontstaat er weer ruimte voor nieuwe programma’s, projecten of andere activiteiten.

Drie processen van portfoliomanagement

Wat kunnen wij voor jouw betekenen?

Wij helpen organisaties bij het opzetten en implementeren van portfoliomanagement binnen de context van de eigen organisatie. Maar ook het invullen van de randvoorwaarden voor goed portfoliomanagement. Deze randvoorwaarden bestaan uit:

Het vaststellen van de scope

Het opzetten van portfoliomanagement begint met het vaststellen van de scope. Welke type en soort activiteiten neem je op in het portfolio en hoeveel middelen kunnen hier beschikbaar voor worden gesteld. Op basis van gesprekken in de organisatie en met inzicht in relevante documentatie gaan we aan de slag om de scope vast te stellen, dit doen we samen met het management en afgevaardigde(n) uit de organisatie.

Ontwikkelen van een afwegingskader

Samen met de organisatie stellen we een afwegingskader op, passend bij de visie, missie, doelen en strategie van de organisatie. Maar ook aansluitend op de relevante (technische en organisatorische) criteria waarmee de activiteiten kunnen worden geprioriteerd. Het afwegingskader geeft het management een hulpmiddel om op een eenduidige en gedragen manier alle activiteiten binnen de scope af te wegen en uiteindelijk in te plannen.

Het inrichten van het portfoliomanagement

Portfoliomanagement vraagt om een eigen sturing en proces. We maken verantwoordelijkheden helder, zodat iedereen zijn of haar bijdrage aan het portfolio kent. We werken de uitgangspunten uit in gestandaardiseerde processen, rollen, taken en verantwoordelijkheden (governancemodel). Daarbij maken we gebruik van praktijkervaringen met portfoliomanagement en kennis van organisatiekunde, veranderkunde en project- en programmamanagement. Veel komt aan op goede samenwerking.

Succesvol implementeren

Portfoliomanagement moet geen papieren tijger zijn. Om het in praktijk te laten werken, moeten houding, (voorbeeld)gedrag en spelregels daarbij aansluiten. Als dat nodig is, helpen we daarbij. We adviseren en coachen het management, programma- en projectleiders en eventueel andere leidinggevenden. We trainen managers en begeleiden intervisiesessies. Hiermee maken we de vertaling van theorie naar praktijk en leggen we de basis voor een succesvolle implementatie.

Training Portfoliomanagement

Tijdens een eendaagse training portfoliomanagement nemen we het managementteam en andere betrokkenen mee in de theorie en aanpak van portfoliomanagement. Deze training zorgt voor gelijke taal en beeld bij wat portfoliomanagement is en hoe het jouw organisatie verder kan helpen. Dit hebben wij o.a. voor de PO-Raad gedaan.

Twee praktijkvoorbeelden

In opdracht van een gemeente zijn we als adviseur verantwoordelijk geweest voor het uitwerken van portfoliomanagement in het fysieke domein. Feitelijk betrof dit het vormgeven en opzetten van een gedragen afwegingsmethodiek en een transparant governancemodel. Het opstellen van een set afspraken om te komen tot betrouwbare informatie die nodig was om afwegingen in het portfolio te kunnen maken. Om zo te bepalen welk systeem hiervoor nodig is en het verstrekken van een implementatieplan. De gemeente stond voor een complexe professionaliserings- en veranderkundige opgave omdat verantwoordelijkheden en mandaten verschoven bij de implementatie van het portfoliomanagement. Het vroeg een andere manier van werken van de organisatie.

Voor een speler in de gas- en olie-industrie hebben we het portfoliomanagement geprofessionaliseerd. Op basis van een gecategoriseerd overzicht van alle activiteiten is een afweegmethodiek ontwikkeld waarmee het management kan afwegen welke activiteiten opgepakt worden en welke werkmethodiek hiervoor passend is (programma-, projectmanagement of regulier beheer en onderhoud).

De meerwaarde van TwynstraGudde

TwynstraGudde heeft veel ervaring in het opzetten en implementeren van portfoliomanagement:

Ervaring met portfoliomanagement bij onder meer bij gemeentes, bij provincies, in de industrie, in de zorg en in het onderwijs.
Zetten diverse formats, instrumenten en praktijkvoorbeelden (do’s en don’ts).
Aandacht voor zowel processen en structuren als houding en gedrag, met inzichten uit zowel organisatiekunde als samenwerkings- en veranderkunde.
Ruime ervaring met procesmatige, programmatische- en projectmatige aanpak.