Hoogheemraadschap van Delfland Voorbereid aan de slag met strategisch projectplan

Het hoogheemraadschap van Delfland bouwt een nieuwe afvalwaterzuiveringsinstallatie in Vlaardingen. Het is het grootste project voor de organisatie in de komende jaren. Vanwege de omvang en complexiteit heeft het hoogheemraadschap behoefte aan een strategie en aanpak, waarmee zij het project voor langere tijd kan sturen en organiseren. TwynstraGudde is gevraagd om hiervoor een strategisch projectplan op te stellen, in nauwe samenwerking met het projectteam.

In een strategisch projectplan maak je een uitgebreid plan van aanpak over alle projectfasen heen, waarmee je strategische keuzes voor de hele looptijd van het project vastlegt. Het hoogheemraadschap wil met het strategisch plan een gemeenschappelijke taal en strategie vinden voor het project. Zowel in afstemming met het projectteam als de andere afdelingen binnen de organisatie. Hiermee moet het plan bijdragen aan draagvlak bij alle interne betrokkenen: van bestuur tot lijnafdelingen.

Inzicht vooraf

Bij een groot en complex project als de nieuwbouw van een afvalwaterzuivering, is het belangrijk om vooraf bewust na te denken over hoe je het project wilt organiseren. Eerst denken en dan doen; een essentiële succesfactor voor een project.

Om hier invulling aan te geven organiseerden we werksessies met het projectteam en namen we interviews af. Op deze manier betrokken we zowel het projectteam, de lijnorganisatie als de ambtelijk opdrachtgever. We bespraken thema’s als de scope van het project, projectsturing, taken en verantwoordelijkheden, werkwijzen per vakgebied en faseovergangen. We dachten ook na over risico’s en beheersmaatregelen op strategisch niveau, zodat hier beter op ingespeeld kan worden als deze zich voordoen. In het strategisch projectplan zijn ook samenwerkingsafspraken vastgelegd tussen de project- en de lijnorganisatie, op basis van de gesprekken die we gevoerd hebben.

'Wij zijn tevreden met het eindresultaat en de weg ernaartoe. Ik kan het plan onder mijn arm meenemen naar elk overleg, het biedt goede handvatten om op terug te grijpen.'

Remco Verschoor, projectdirecteur bij Hoogheemraadschap Delfland

Projectcanvas als basis

Onze aanpak was erop gericht om een projectstrategie op te stellen waarmee onze opdrachtgever en de projectorganisatie uit de voeten kunnen. Dit vertaalden we naar praktische en concrete uitgangspunten. We gebruikten hiervoor het projectcanvas, dat de basis vormt voor het strategisch projectplan. Het canvas laat in één oogopslag de essentie zien van de organisatie en de sturing van het project. Van hieruit maakten we uitstapjes naar thema’s als: wat is het belangrijkste sturingsmechanisme voor de opdrachtgever? Hoe ziet het escalatiemodel eruit? Wat zijn belangrijke kernwaarden voor de organisatie? En hoe zorgen we ervoor dat het project in verbinding blijft met de lijnorganisatie?

Concrete handvatten

Het resultaat is een strategisch plan dat veel duidelijkheid biedt aan zowel de project- als de lijnorganisatie. Onder meer over de doelstellingen, de governance en de strategische uitgangspunten. Het stuk geeft concrete handvatten waar het hoogheemraadschap mee verder kan en waarop teruggegrepen kan worden. Er zijn afspraken gemaakt voor de lange termijn, die als ‘kapstok’ dienen om de aanpak per fase verder uit te kunnen werken.

Het proces heeft ertoe geleid dat we gezamenlijk de projectorganisatie hebben ingericht en hier de stuurgroep intensief bij betrokken hebben. Ook is de adviesgroep van afdelingshoofden en managers verder georganiseerd en in positie gebracht. Door met elkaar al zo bewust na te denken voordat een project start, zorg je ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan.

Overhandiging van het definitieve Strategisch Plan, namens projectmanager Remco Verschoor en opdrachtgever Pieter Jansen

'Wij zijn tevreden met het eindresultaat en de weg ernaartoe. De samenwerking met TwynstraGudde verliep heel goed en het plan is scherp. Ik kan het plan onder mijn arm meenemen naar elk overleg, het biedt goede handvatten om op terug te grijpen. Hier kunnen we mee verder'. ~ Remco Verschoor, projectdirecteur bij Hoogheemraadschap Delfland.

De toegevoegde waarde van TwynstraGudde

De adviseurs van TwynstraGudde werken dagelijks aan grote en complexe projecten. Zij kunnen vanuit de theorie van projectmanagement en hun praktijkervaring een werkende aanpak op papier zetten, met behulp van het projectcanvas. Samen met de projectorganisatie denken zij na over de te maken keuzes in het project, waarbij ze kritisch reflecteren en doorvragen op hoe het projectteam te werk wil gaan. Het opstellen van een strategisch projectplan biedt tegelijkertijd een kans om de projectorganisatie verder te professionaliseren. Daarnaast begrijpen onze adviseurs de politiek-bestuurlijke dynamiek rond een groot project en krijgt dit aandacht in de projectstrategie.