Provincie Zuid-Holland Onafhankelijk voorzitter biedt comfort in concurrentiegerichte dialoog

Regelmatig wordt TwynstraGudde bij een aanbestedingstraject gevraagd een voorzitter te leveren die de concurrentiegerichte dialoog kan begeleiden. Zo’n onafhankelijk voorzitter ontzorgt de eigen organisatie en borgt een open gesprek en een gelijk speelveld. Zo ook door de provincie Zuid-Holland. Zij heeft een aanbesteding voorbereid voor het ontwerpen en vervangen van een aantal bruggen in het centrum van Leiden.

Een complex project waarvoor een aantal aannemers met elkaar de concurrentie is aangegaan. De provincie koos hiervoor de concurrentiegerichte dialoog, een procedure waarbij de aanbesteder in gesprek gaat met marktpartijen over de vraag en mogelijke oplossingen.

De een-op-een gesprekken kunnen soms spannend zijn, omdat de inhoud complex is en het gelijke speelveld moet worden gewaarborgd, terwijl er ook flinke belangen op het spel staan. Hoe blijf je dan een effectief en open gesprek voeren? Wat mag je wel zeggen en wat is minder handig? Van belang is vooraf duidelijke kaders te stellen, maar tegelijkertijd ook ruimte te bewaren voor een echte dialoog. Daarbij helpt het als iemand met ervaring met dergelijke gesprekken en voldoende kennis van het aanbestedingsrecht een plek heeft aan tafel. Het projectteam wilde zich graag laten ondersteunen om dit proces in goede banen te leiden. Zo kon het team van de provincie zich volledig richten op de inhoud.

Eerlijke en beheerste aanbesteding

TwynstraGudde leverde een voorzitter met ervaring en kennis van – in dit geval – de bouw- en infrasector, de betrokken partijen (opdrachtgevers en inschrijvers) en de juridische regels. Een deskundig voorzitter vervult met gezag een onafhankelijke procesrol. Daarmee biedt die comfort en zorgt voor een eerlijk en constructief gesprek, juist ook als het soms even schuurt en lastig is. De voorzitter bewaakt de procesregels en draagt bij aan zowel de kwaliteit van de gesprekken als het vertrouwen bij alle partijen in een eerlijke aanbesteding. Zo ontstaat ook een beheerst proces. Wanneer het proces goed loopt, halen alle betrokkenen het meeste uit de gesprekken en biedt het comfort aan zowel de aanbestedende dienst als de inschrijvers.

‘Blij dat we het voorzitterschap uit handen hebben gegeven, dit geeft vertrouwen’

Gesprekskaders vastgesteld

Het projectteam van de provincie Zuid-Holland kreeg vooraf een dialoogtraining. Samen met het projectteam stelde de voorzitter gesprekskaders vast. Door een goede voorbereiding wist het projectteam wat men kon verwachten, van de gesprekken en van elkaar. Het resulteerde in succesvolle gesprekken en een geslaagde aanbesteding, die door alle partijen als professioneel en eerlijk is ervaren, ook door de partijen die niet hebben gewonnen.

Waarom TwynstraGudde?

TwynstraGudde heeft ervaren mensen in huis met kennis van zowel aanbestedings- en contractrecht als goede procesbegeleiding. Zij kunnen die kennis inzetten voor aanbestedingstrajecten in verschillende sectoren, zoals de bouw-, zorg- of energiesector. Met de inzet van een onafhankelijke voorzitter, in samenwerking met de inhoudelijke kennis van de projectteamleden, borgt een aanbesteder een open aanbestedingstraject op basis van professionaliteit en vertrouwen.