Met een gedragen organisatiestructuur op weg naar de toekomst

Elker Jeugdhulp & onderwijs helpt ouders, kinderen, jongeren en scholen in Noord-Nederland bij complexe opgroei-, onderwijs- en opvoedvragen door de inzet van (hoog)specialistische hulp. In 2020-2021 was het crisis bij Elker met een financieel zeer zorgelijke situatie. Daarnaast was de eerdere fusie nog onvoldoende operationeel doorgevoerd en waren in de top van de organisatie diverse (bestuurs)wisselingen geweest. Desondanks was de kwaliteit van de geleverde jeugdhulp en onderwijs onverminderd goed.

Behoefte aan een gedragen organisatiestructuur

De toenmalige organisatiestructuur gaf Elker niet de grip die ze juist zo hard nodig had in deze crisis. De structuur gaf te weinig en onduidelijk sturing en coördinatie aan taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De topstructuur was onvoldoende aangesloten op de rest van de organisatie en de structuur bleek weinig draagvlak te hebben.

Het doel van de nieuw te ontwerpen organisatiestructuur was om snel meer grip te krijgen op de interne (be)sturing van de hulpverlening en bedrijfsvoering. Een zogenaamde ‘transitiestructuur’ moest Elker de eerste twee tot drie jaar ondersteunen om door de crisis te komen. Die twee tot drie jaar gaf Elker de ruimte om meer strategische duidelijkheid te krijgen over de toekomst van de organisatie. Om vervolgens een dan passende definitieve organisatiestructuur te kunnen ontwerpen en invoeren.

Een compact ontwerpteam heeft in 2021, mede onder begeleiding van TwynstraGudde, de transitiestructuur ontworpen. De selectie van de deelnemers van het ontwerpteam heeft veel aandacht gekregen, waarbij gekozen is voor een gemêleerde samenstelling van mensen uit leidinggevende functies, ondersteuning en primair proces. Het vertrouwen dat de deelnemers hadden in de organisatie zorgde mede voor het draagvlak voor het uiteindelijke ontwerp.

Snel en efficiënt een nieuwe structuur ontwerpen

Het was door de crisis noodzakelijk om snel tot een transitiestructuur te komen. Het ontwerpteam is daarom gaan ontwerpen vanuit een hypothesegedreven benadering. Een vorm van prototyping, waarbij het ontwerpproces werd gestart met het inventariseren van de beelden die al binnen Elker bestonden over de nieuw te ontwerpen organisatiestructuur. Op deze wijze werd meteen al aan het begin van het ontwerpproces duidelijk waar overeenkomsten en verschillen zaten, die vervolgens richtinggevend waren voor het ontwerpteam.

In ruim twee maanden is de nieuwe structuur ontworpen, waarbij in een aantal kort opeenvolgende werksessies de volgende vragen zijn beantwoord:

Wat moet de nieuwe organisatiestructuur doen?
Wat zijn de uitgangspunten (strategisch, tactisch, operationeel) die moeten worden gehanteerd bij het ontwerp?
Op welke wijze worden de activiteiten in het primaire proces geclusterd tot organisatie-eenheden?
Welke organisatiestructuur (top, lijn en staf) ondersteunt dat het beste?
Wat is de management- en overlegstructuur die daarbij past?
En wat zijn de doorontwikkelingsopties voor de transitiestructuur naar een definitieve structuur over drie jaar?

Het ontwerpteam heeft op basis van deze vragen de transitiestructuur ontworpen en getoetst binnen Elker.

De transitiestructuur heeft door het doorlopen proces veel draagvlak gekregen. Het hielp daarbij dat de structuur tijdelijk was en dat deze structuur na twee tot drie jaar werd geëvalueerd. Hierdoor voelde iedereen de ruimte om snel in te stemmen. Het eindresultaat is als advies aan de raad van bestuur opgeleverd. Medio 2021 is de transitiestructuur ingevoerd.

De transitiestructuur hielp Elker de crisis uit

Zoals beloofd werd eind 2023 – begin 2024 de transitiestructuur geëvalueerd en werd onderzocht welke doorontwikkeling wenselijk was. De evaluatie is door Elker zelf uitgevoerd en TwynstraGudde heeft als expertadviseur opgetreden. Uit de evaluatie kwam als conclusie naar voren: ‘Het is gelukt om in deze structuur uit de crisis te komen. Op hoofdlijnen is de structuur nog steeds goed’. Aspecten als externe gerichtheid, inhoudelijke positionering in de sector, innovatie, clusterindeling en dualiteit zijn goed geborgd. De behandelinhoud heeft een veel prominentere plaats in de besluitvorming gekregen. Cultuur en gedrag die maken dat een structuur werkt, zijn eveneens meegenomen in de evaluatie. Hieruit kwam naar voren dat er soms nog onvoldoende onderling vertrouwen is, waardoor iedereen overal aan tafel wilde zitten. Dit leidde tot een ongewenst groeiend aantal overleggen.

Doorontwikkeling van de organisatiestructuur

Vanuit de huidige missie, visie, kernwaarden en besturingsfilosofie zijn in 2024 de uitkomsten van de evaluatie vertaald naar twee rode draden voor aanpassing van de organisatiestructuur:

Het bevorderen van professionele zelfstandigheid in de teams .
Het sturen vanuit vertrouwen en verbinding.

Hiertoe zijn in de structuur diverse aanpassingen doorgevoerd. Die zijn van ‘onderop’ opgebouwd. Om de teams meer ruimte te geven om professioneel zelfstandig te werken, worden deze intern versterkt met een ‘primus inter pares’ (PIP) en wordt de ondersteuningsstructuur van de clusters versterkt. De teamleiders krijgen meer ruimte om tactisch te handelen, doordat de clustermanagers een meer strategische positionering in de organisatie krijgen. De clusters zijn vanaf 2021 ingericht met een manager behandelzaken en een manager algemene zaken. Dit blijft behouden zodat het duale gedachtegoed stevig is geborgd. Door het laten wegvallen van de directielaag wordt de ruimte lager in de organisatie mogelijk gemaakt. De raad van bestuur stuurt nu direct de clustermanagers aan. Zo is er meer ruimte bij de teams en een minder gelaagde organisatie ontstaan.

Het verbeteren van de organisatiestructuur ziet Elker als een continu proces van ontwerpen, invoeren en evalueren. De volgende opgave ligt in het verder versterken van leiderschap en het toewerken naar een nog slankere en wendbaardere top.

De toegevoegde waarde van TwynstraGudde

Het (her)ontwerp van de organisatiestructuur en (be)sturing is één van de expertises van TwynstraGudde. Onze ervaren adviseurs koppelen ontwerp- en (be)sturingstheorie aan de zorgpraktijk. Creatief worden de besturingsfilosofie, ontwerpcriteria, topstructuur, taken en bevoegdheden, management- en overlegstructuren samen met de organisatie ontworpen. Het is de combinatie van inhoudelijke expertise, goed begrip van de lokale context en de voor TwynstraGudde zo typerende veranderkundige aanpak die helpt dat een organisatiestructuur en (be)sturing ontstaat die daadwerkelijk werkt in de praktijk.

Wil jij ook je organisatiestructuur en (be)sturing werkend krijgen in je organisatie? Neem dan hieronder contact met ons op.