Cosis Digitale transformaties werkend krijgen

De zorgsector staat voor uitdagingen zoals vergrijzing, arbeidsmarktkrapte, technologische ontwikkelingen en hogere verwachtingen van cliënten en zorgverleners. Innovaties zijn nodig om de zorg toegankelijk, betaalbaar en kwalitatief goed te houden. Digitale transformatie speelt hierin een belangrijke rol. Het ICT-team van Cosis wil inspelen op deze ontwikkeling door collega’s en cliënten hierin effectief mee te nemen. TwynstraGudde heeft het veranderkundig repertoire van het ICT-team van Cosis ontwikkeld met behulp van een veranderkundig ontwikkelprogramma op maat.

Foto: Cosis

De uitdagingen zijn groot in de zorg. Innovaties zijn nodig om de zorg toegankelijk, betaalbaar en kwalitatief goed te houden. Cosis werkt met meer dan 3.700 medewerkers en 1.500 vrijwilligers samen om mensen met een verstandelijke en/of psychische beperking te helpen grip te krijgen op hun leven. Dit doen zij in Groningen en Drenthe. Hierbij is een zo groot mogelijke zelfredzaamheid het uiteindelijke doel. Het ICT-team wil graag alle medewerkers, vrijwilligers en cliënten meenemen in deze digitale transformatie.

TwynstraGudde heeft een groep van 15 ICT-medewerkers begeleid in een veranderkundig ontwikkelprogramma met als doel om de uitdagingen in de zorg vanuit een gezamenlijke verandertaal en set aan vaardigheden te benaderen. Dit programma hebben we ontworpen vanuit de vraag: hoe nemen wij onze doelgroep mee in digitale vernieuwing? Door middel van praktische voorbeelden en diagnose-tools leerden de deelnemers hoe ze een veranderkundige aanpak kunnen implementeren bij een digitale transformatie.

'Als je techniek echt wil laten landen, dan moet er een stuk adoptie bij. Daar zijn wij ons nu meer bewust van.'

Wout Martens, manager Supportdesk & ICT, Cosis

Wat zijn onze inzichten?

Samen met de manager heeft TwynstraGudde gebouwd aan een antwoord op deze vraag, zodat ICT-medewerkers hun impact in de digitale transformatie kunnen vergroten. Dit heeft geleid tot de volgende inzichten:

1. Wees je bewust van de maatschappelijke context

Een organisatievraagstuk is vaak groter dan de organisatie zelf. Tijdens de eerste trainingsdag van het programma hebben we vanuit Transitiekunde stilgestaan bij de maatschappelijke lens. Vanuit de X-curve hebben we gekeken naar de zorgtransitie, die op dit moment nog maar aan het begin staat en waarin nog veel chaos wordt verwacht. De druk op de zorg neemt de komende jaren alleen nog maar meer toe. Toch kun je je op de chaos voorbereiden ondanks dat de uitkomst van de zorgtransitie nog onbekend is. Dit vraagt om prioriteiten stellen in de veranderopgaven waar de meeste focus moet liggen.

2. Ontwikkel een gebalanceerd portfolio

Verandering op maatschappelijk niveau noemen we derde orde veranderingen. Daarnaast gaan tweede orde veranderingen over de impact van die maatschappelijke verandering op de structuur en cultuur van de organisatie. Bij Cosis herkennen we dat digitale transformatie vraagt om lerende cultuur, waarin kan worden geëxperimenteerd met nieuwe aanpakken. Dit is anders dan een eerste orde verandering, waarbij wordt gekeken naar de implementatie van processen, zoals de ICT-afdeling regelmatig doet. De afdeling moet en wil minder op eerste orde en meer op tweede orde veranderingen sturen om de digitale transformatie succesvol te maken.

3. Kies voor een veranderkundige aanpak

Het adoptievraagstuk hebben deelnemers aangepakt door op basis van eigen praktijkvoorbeelden in het verandercanvas de aanleiding, historie, verandervraag en visie van de opdrachtgever te noteren. Dit heeft ervoor gezorgd dat de veranderaars en hun stakeholders helder hebben wat de huidige situatie is (A) voordat ze inzetten op de gewenste situatie (B). De valkuil is om snel van ambitie naar aanpak te gaan, terwijl nog niet iedereen zich bewust is van het huidige probleem. Pas daarna hebben ze de ambitie in kaart gebracht. Met andere woorden: wat moet de verandering opleveren? En welk effect moet er zichtbaar zijn in de organisatie in termen van gedrag, structuur of werkwijzen?

Bekijk alle stappen uit het verandercanvas van TwynstraGudde:

4. Wees precies in de afbakening

In het digitaliseringsvraagstuk bij Cosis lijkt het in eerste instantie alsof dit de hele organisatie betreft. Dit kan leiden tot verandermoeheid bij medewerkers, terwijl zij niet eens direct betrokken hoeven te zijn. Vanuit de derde stap uit het verandercanvas stimuleren we daarom om te bepalen wie en wat binnen scope van de opdracht valt en wat daarbuiten. Ons credo is daarmee: liever klein en diep dan breed en oppervlakkig.

5. Geef de diagnose participatief vorm

Bij Cosis herkennen we dat er veel voor de medewerkers en cliënten wordt gedacht. Dat is logisch, want je wil werk uit handen nemen en weerstand voorkomen. Dit terwijl de kracht van verandering juist zit in de interactie. We kiezen er daarom voor om met stakeholders een of meerdere diagnose-tools in te zetten, waarbij je recht doet aan de verschillende perspectieven.

In de training hebben we de diagnosetool Learning History ingezet om de historie van digitale innovatie bij Cosis inzichtelijk te maken en hieruit lessen te trekken voor het vervolg. Eén van de lessen was dat Cosis nog aan het begin van digitale transformatie staat. Er wordt al veel geëxperimenteerd, maar dit vraagt nog om een collectieve aanpak voor proeftuinen waar innovaties en opschalen van succesvolle experimenten centraal staan.

Learning History en organisatieopstellingen staan ook beschreven in Het Groot Interventieboek. Hét boek voor adviseurs, managers en projectleiders die regelmatig interventies toepassen in hun opdrachten. Met een breed repertoire aan interventiemogelijkheden, inclusief praktijkvoorbeelden.

Een ander diagnosetool die we hebben ingezet is het uitvoeren van een organisatieopstelling. Hierbij stond het vraagstuk en de stakeholders centraal. Wout Martens, manager Supportdesk & ICT bij Cosis zegt hierover: 'Door een organisatieopstelling als diagnose oefening te doen, ben ik mij meer bewust geworden van verschillende perspectieven in de casus. Bijvoorbeeld dat bij de cliënt weerzin kan zitten tegen digitalisering, omdat de wereld voor hun soms al zo complex en ongrijpbaar is.'

Een veranderkundige aanpak is een essentieel onderdeel om digitale transformatie te doen slagen. Continu leren met elkaar over een gepaste aanpak, zoals de veranderkundige aanpak, geeft een fundamentele basis voor de zorgtransitie en digitale transformatie. Deze training heeft Cosis geholpen om de basis hiervoor te leggen om er vervolgens zelf verder mee aan de slag te gaan.

Waarom TwynstraGudde?

De professionals van TwynstraGudde hebben veel ervaring met het werkend krijgen van veranderingen met mensen in organisaties. Daarbij gaan denken en doen in onze visie hand in hand. Wij hanteren zowel een persoonlijke, mensgerichte en veranderkundige manier van werken als een resultaatgerichte en organisatiekundige aanpak. We combineren hiermee de unieke combinatie van ‘hard’ en ‘zacht’. Daarmee nemen we mensen mee in een organisatie, maken we verandering concreet en zorgen voor draagvlak.

Aan de slag?

Wil jij van gedachten wisselen over het veranderkundig werkend krijgen van een verandering binnen jouw organisatie? Laat hieronder je gegevens achter.