Datagedreven vastgoedmanagement met een dashboard op maat

Vastgoedmanagement moet continu kunnen worden bijgestuurd. Veranderende regelgeving, nieuwe eisen rondom duurzaamheid en veranderende zorgprocessen maken een flexibele aanpak onmisbaar. Om efficiënt op die veranderingen te kunnen inspelen, wilde zorggroep Alliade een actueel beeld van het gebruik, de functionaliteit en toekomstbestendigheid van hun locaties.

Een dynamische vastgoedstrategie

Een statische strategie die bij elke verandering moet worden aangepast, is onpraktisch. Daarom was er behoefte aan een flexibel systeem dat realtime laat zien welke locaties voldoen aan de criteria en waar verbeteringen nodig zijn. TwynstraGudde implementeerde een dashboard dat die informatie in één oogopslag laat zien. Met het dashboard kunnen directies en managers de waarde van vastgoed vanuit meerdere invalshoeken tegelijkertijd beoordelen. Denk bijvoorbeeld aan hoe een locatie bijdraagt aan het zorgproces en tegelijkertijd scoort op de duurzaamheidsambitie.

Direct een werkend dashboard

Een succesvol dashboard sluit aan op de behoeftes van een organisatie. Dat vraagt om nauwe samenwerking, en daarom werkten we in een gezamenlijk kernteam met de klant aan de ontwikkeling van het systeem. Dankzij een goede voorbereiding waarbij al het nodige voorwerk was gedaan, stond er al na de eerste sessie een werkend prototype dat op basis van feedback verder werd uitgewerkt. Zo zagen we direct of het dashboard de juiste functies had, of de gewenste informatie beschikbaar was en welke kenmerken er nog ontbraken. Deze aanpak voorkwam abstracte discussies over data(kwaliteit) en zorgde direct voor tastbare resultaten.

De juiste vragen stellen

De ontwikkeling van het dashboard is niet enkel een IT-project, maar een manier om strategisch inzicht te bieden. Daarom begonnen we niet bij de data zelf, maar met het identificeren van de juiste vragen: wat moet je weten om effectief te kunnen sturen op vastgoed? En welke data mist er nog om die vragen te kunnen beantwoorden? Pas toen dat duidelijk was, gingen we aan de slag met de beschikbare data. Daardoor leverde het dashboard precies de benodigde inzichten.

Tegelijkertijd vraagt een succesvol dashboard om een gedegen IT-structuur. Voor dit project werkten we samen met IT-bedrijf WeReportIT, dat zijn expertise inbracht om de technische kant van het dasboard optimaal te benutten. De sterke IT-infrastructuur van Alliade, gecombineerd met de gedrevenheid en ambitie vanuit financiën en vastgoed vormde een solide fundament waarop kon worden doorontwikkeld. We bouwden voort op deze basis en ontwierpen een dashboard dat naadloos aansloot op de bestaande systemen.

Het dashboard strategische vastgoedsturing biedt Alliade de mogelijkheid om jaarlijks haar strategische vastgoedplan te actualiseren op basis van een gedetailleerde, actuele data-analyse. Waardoor er snel ingespeeld kan worden op veranderende interne en externe ontwikkelingen.

Johan van der Laan, Controller Vastgoed Alliade

Het resultaat: overzichtelijk en effectief

Binnen twaalf weken stond er een volledig functioneel dashboard dat in één oogopslag inzicht geeft in de status van de vastgoedstrategie. Bestuurders en medewerkers van vastgoed en financiën, de Raad van Toezicht en zorgmanagers kunnen nu direct zien hoe de portefeuille aansluit op de gewenste strategie. En in welke mate gebouwen voldoen aan de gedefinieerde kritieke prestatie-indicatoren en hoe de portefeuille presteert op operationeel en tactisch niveau.

Het dashboard heeft meerdere voordelen:

Realtime updates. Het dashboard wordt continu geüpdatet en helpt koers te houden. Zo kun je bijsturen waar nodig en voorkom je dat incidenten het strategische proces negatief beïnvloeden.
Efficiëntie. Het dashboard ondersteunt bij het nemen van de juiste beslissingen, waardoor zorgmiddelen optimaal worden besteed.
Overzicht. Data uit lange rapporten en grote excelsheets wordt samengebracht op één overzichtelijk scherm.
Interactief systeem. Met het dashboard kun je eenvoudig verschillende doorsnedes maken. Je kunt bijvoorbeeld in een oogopslag zien wat de zorgscore is van gebouwen met een verduurzamingsopgave of hoe de gebouwen in een bepaalde regio presteren. Naast doorsnedes op portefeuilleniveau maken factsheets op gebouwniveau het mogelijk om individuele locaties individueel te beoordelen.

Waarom TwynstraGudde?

TwynstraGudde combineert diepgaande kennis van portefeuillemanagement met praktijkervaring in vastgoed en huisvesting. Onze adviseurs zijn resultaatgericht en werken intensief samen met de opdrachtgever om een dashboard op maat te ontwikkelen. Deze aanpak hielp zorggroep Alliade om gestructureerder en meer datagestuurd te werken, wat bijdraagt aan betere vastgoedbeslissingen en een efficiëntere inzet van middelen.